Les réceptionnistes sont généralement les premières personnes que vous voyez en entrant dans un bureau, ce qui en fait une représentation importante des entreprises pour lesquelles elles travaillent et des autres professionnels qui y travaillent. Le respect des règles commerciales est un élément essentiel du travail d'un réceptionniste, mais les opinions diverses et changeantes sur ce qui constitue de bonnes manières rendent difficile pour un réceptionniste ou un superviseur de déterminer le comportement approprié.
Importance
L'importance d'une réceptionniste en tant que personne qui donne une première impression aux appelants et aux visiteurs est difficile à surestimer. Une réceptionniste aux manières médiocres donne un ton négatif avant une réunion et ne réussit pas à inspirer confiance aux clients potentiels. D'autre part, une réceptionniste qui observe l'étiquette des affaires donne un sens fort de professionnalisme et d'efficacité. Cela améliore non seulement l'image de l'entreprise vis-à-vis des tiers, mais aide également les autres travailleurs à se sentir comme si leur bureau était un lieu de travail professionnel.
Les types
Les réceptionnistes représentent leurs employeurs de différentes manières. Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs sont deux des tâches les plus courantes des réceptionnistes. Ils nécessitent tous deux une étiquette appropriée. La politique de l'entreprise peut exiger que les réceptionnistes utilisent un script téléphonique prédéterminé lors de la réception d'appels et du contact avec différents types de clients. Dans d'autres cas, les réceptionnistes sont autorisés à utiliser leur propre discrétion pour traiter chaque interaction avec un niveau de formalité et de professionnalisme différent, bien que approprié. Les personnes qui travaillent au bureau transmettent parfois des règles supplémentaires à une réceptionniste, telles que le moment et la manière dont la réceptionniste peut les contacter.
Entraînement
Certains bureaux exigent que les réceptionnistes détiennent un diplôme d’études secondaires ou collégiales, mais une grande partie de leur formation en étiquette se fait en cours d’emploi. Les réceptionnistes peuvent commencer par travailler dans un bureau avec un poste ne nécessitant pas d'interaction, comme un travail de saisie de données ou un assistant de bureau. Une attention aux politiques de l'entreprise et au comportement des réceptionnistes pourrait permettre aux nouveaux employés de se voir attribuer un poste de réceptionniste pour la première fois, ce qui générera une expérience pouvant être utile pour occuper d'autres postes de réceptionniste.
Considérations
Chaque industrie et chaque bureau a ses propres règles pour l'étiquette d'une réceptionniste. Certains bureaux exigent une tenue vestimentaire et un discours officiels. D'autres imposent une forme plus décontractée d'étiquette pour que les clients se sentent détendus et bienvenus. La communication entre une nouvelle réceptionniste et les superviseurs est essentielle pour que tout le monde sache ce qui est attendu. En tant que réceptionniste, si vous n'êtes pas sûr de l'étiquette pour une situation particulière, excusez-vous poliment et demandez à un superviseur ou à un réceptionniste principal comment vous devez réagir.
Conseils
Même si chaque bureau est différent, les réceptionnistes peuvent toujours bénéficier des mêmes conseils. Le multitâche est essentiel à la bonne performance au travail, mais quand une personne entre au bureau, il est important de lui accorder toute votre attention. Cela signifie mettre des appels en attente ou les terminer rapidement, déposer des papiers et établir un contact visuel direct. L'espace de travail d'une réceptionniste doit être exempt de tout encombrement pour projeter un comportement plus professionnel et pour faciliter la réalisation de tâches simples telles que la recherche d'informations et la possibilité pour un stylo de remplir un formulaire. Enfin, lorsqu’il dirige une personne vers un bureau, la réceptionniste doit toujours prendre les devants pour s’assurer que l’invité est bien autorisé à rester présent et pour lui éviter l’embarras de ne pas savoir où aller.
