Les systèmes de gestion du temps et du travail convertissent les heures enregistrées pour chaque employé au format décimal. Cela doit être fait car les heures sont converties en salaires, qui sont au format décimal. La conversion d'un format à un autre peut être effectuée manuellement une fois que vous connaissez les bases. Une calculatrice, bien que non nécessaire, est conseillée. Faire des erreurs lors du calcul des salaires est quelque chose à éviter. Plusieurs astuces permettent d'accélérer et de vérifier ce processus.
Comptez le nombre total d'heures travaillées pour chaque employé que vous souhaitez analyser. S'il y a plusieurs semaines de travail, les heures doivent être divisées par semaine avant de continuer.
Pour chaque quantité hebdomadaire totale d'heures travaillées, les chiffres avant la virgule sont le nombre total d'heures. Cette partie du nombre ne change pas. Par exemple, si le temps travaillé dans une semaine est de 35 heures et 23 minutes, le nombre de chiffres avant la virgule après la conversion sera de 35. Il s'agit des minutes qui apparaissent après le point décimal et doivent donc être converties.
Pour les minutes, prenez le nombre de minutes et divisez par 60. Si vous utilisez l'exemple mentionné à l'étape 2, 23 divisé par 60 serait 0,38 (arrondi au centième près).
Analysez l’incrément de quinze minutes pour lequel votre réponse à l’étape 3 est la plus proche numériquement. Vos quatre possibilités sont 0,25 (15 minutes après l'heure), 0,50 (30 minutes après l'heure), 0,75 (45 minutes après l'heure) et 0,00 (haut de l'heure). En utilisant l'exemple mentionné dans les étapes précédentes, l'incrément fermé serait de 0,50. Étant donné que le nombre d'heures ne change pas et que 0,50 correspond à l'incrément décimal le plus proche, 35 heures et 23 minutes seraient converties en 35,50 heures sous forme décimale.
Conseils
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Comme indiqué dans les étapes, chaque quart d'heure correspond à un quart (0,25) d'une heure.
Les arrondis sont acceptables du point de vue juridique tant que l'augmentation la plus proche est toujours respectée. Toujours arrondir est également acceptable, mais arrondir toujours ne l'est pas. En cas de doute, privilégiez l'employé.
Attention
Si vous effectuez des conversions manuellement, vérifiez votre travail. Mieux encore, faites-le deux fois au complet pour vérifier. Faire autrement peut très facilement conduire à des sous-paiements ou à des trop-payés aux employés.
Les trois seules techniques acceptables pour calculer les heures travaillées en décimales sont arrondies au centième près, au dixième près (six minutes) et au quart heure proche (quinze minutes).
