Les stocks étant composés d'unités de produits physiques occupant soit des étagères, soit des stocks, il peut sembler impossible d'avoir un solde de stock négatif. Toutefois, dans la gestion des stocks, où les stocks sont étroitement surveillés à l'aide de systèmes informatiques et de méthodes comptables, des erreurs de processus peuvent en réalité générer un solde de stock négatif. Ces problèmes doivent être corrigés pour que la gestion des stocks fonctionne correctement, ce qui implique de réduire le solde négatif à une seule cause.
Problèmes de localisation
Un solde négatif résultant d'une différence d'emplacement est provoqué lorsqu'une entreprise expédie ou enregistre accidentellement le produit dans le mauvais entrepôt ou magasin. Cela a pour conséquence que les produits restent dans un lieu de stockage tout en étant expédiés d'un autre lieu de stockage, alors qu'en réalité, c'est l'inverse qui s'est produit - mais les dossiers de l'entreprise montrent le contraire. Cela entraîne un excès de produits enregistrés à un endroit et un solde négatif dans un autre domaine. Cela peut également se produire lorsque des numéros erronés sont enregistrés pour l'inventaire transféré.
Problèmes de production
Le processus de production peut être très complexe en matière d'enregistrement. Les sous-produits, les quantités de rebuts, les numéros de lot et les statistiques de production doivent également être correctement calculés. Une erreur, une duplication de transaction ou une incompréhension d'une facture peut en réalité montrer que davantage d'inventaire aurait dû être produit, ce qui crée un inventaire fantôme et un solde négatif qui est résolu lorsque l'erreur est détectée.
Problèmes de timing
Le timing est l’un des types les plus simples de soldes d’inventaire négatifs. Lorsqu'un nouvel inventaire est commandé, l'expédition de l'inventaire peut être enregistrée comme étant terminée avant même que l'inventaire ne soit plus en production, entraînant un solde négatif. Ceci est le résultat d'un retard dans le traitement, pas d'une erreur, et doit être corrigé avec le temps.
Considérations relatives aux ajustements
Ajuster les stocks pour tenir compte des soldes négatifs peut être difficile. En ce qui concerne les problèmes de synchronisation, l'ajustement des stocks crée un nouveau problème lorsque les transactions sont terminées et que le nombre des stocks est soudainement trop élevé. Le fait de prendre en compte une différence d'emplacement peut résoudre le problème de la comptabilisation, mais l'entreprise doit revérifier si les produits ont été physiquement transférés aux bons emplacements. En production, un ajustement ne résoudra pas les erreurs d'organisation qui ont créé l'erreur de calcul.
