La trésorerie est un compte au bilan qui reflète le solde final d'une période comptable, par exemple un mois, un trimestre ou une année. Un solde de caisse négatif peut résulter de la rédaction de chèques ou de virements électroniques dépassant le solde de caisse indiqué dans les livres. Les écritures comptables pour augmenter et diminuer le compte de caisse sont un débit et un crédit, respectivement. Les soldes de trésorerie positifs et négatifs sont respectivement appelés soldes débiteurs et créditeurs. Enregistrez un solde de trésorerie négatif en utilisant soit un compte séparé, soit le compte créditeur du bilan.
Entrez le solde négatif dans un compte séparé. Le site Web AccountingTools suggère des "chèques en trop" ou des "chèques excédant des espèces" comme étiquettes de compte possibles, tandis que le site Web de AccountingCoach suggère des "chèques libellés en excédent du solde de trésorerie". Quelle que soit l'étiquette, le compte doit être répertorié dans la section «Passif à court terme» du bilan. Par exemple, si le solde de trésorerie est négatif de 100 USD, créditez (augmentez) le compte de chèques à découvert et débitez (augmentez et mettez à zéro) le compte de trésorerie de 100 USD chacun. Par conséquent, l’argent comptant aura un solde nul et le compte de chèques à découvert aura un solde créditeur de 100 $.
Notez le solde de trésorerie négatif dans les comptes créditeurs. Maintenir un compte séparé pour les petits comptes et les comptes à découvert provisoires peut encombrer le bilan sans fournir d'informations supplémentaires utiles. En reprenant l'exemple, au lieu de créer un compte séparé, créditez simplement (augmentez) les comptes créditeurs de 100 $ et débitez (augmentez et remettez à zéro) le solde de trésorerie négatif.
Effacez le solde de trésorerie négatif. Réglez rapidement les soldes de trésorerie négatifs, sauf si votre entreprise a des problèmes financiers. Les entreprises achètent souvent une protection contre les découverts sur leurs comptes bancaires, même si les banques autorisent l’émission de chèques même si les fonds ne sont pas là par courtoisie pour leurs clients professionnels. Pour conclure l’exemple, si vous effectuez une vente au comptant de 500 USD, créditez (augmentez) le compte de ventes de 500 USD, débitez (diminuez) les comptes créditeurs ou le compte de chèques à découvert de 100 USD et débitez le compte d’argent de 400 USD (500 - 100 USD).. Vous avez maintenant un solde de caisse positif.
Conseils
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Un solde de trésorerie négatif dans les livres ne signifie pas nécessairement un solde négatif à la banque. Il peut s'écouler quatre jours avant que le chèque soit effacé, période pendant laquelle des dépôts en espèces ou des virements de clients pourraient suffire à couvrir les chèques écrits.
