Lorsque vous écrivez une lettre professionnelle, l’utilisation d’une ligne "Attention" peut vous aider à diriger votre correspondance vers le bon destinataire. L'utilisation d'une ligne "Attention" est appropriée si vous envoyez une lettre à un service entier ou si vous avez le titre mais pas le nom de la personne qui doit recevoir la lettre. Si vous avez le nom d'une personne spécifique, vous n'avez pas besoin d'utiliser une ligne "Attention".
Utilisation d'une ligne "Attention" dans une lettre commerciale
Commencez votre lettre professionnelle en tapant votre propre adresse. Passer une ligne et tapez la date. Passer une autre ligne.
Tapez l'adresse générale de la société à laquelle vous envoyez la lettre. Ceci est connu comme l'adresse interne.
Passer une ligne et tapez la ligne "Attention". Vous pouvez utiliser toutes les lettres majuscules ou un mélange de majuscules et de minuscules. Il est préférable d'écrire "Attention" plutôt que de l'abréger en "ATTN" ou "Attn". Suivez ceci avec le titre du département que vous souhaitez contacter. Si vous contactez une personne en particulier, il n’est pas nécessaire d’utiliser une ligne "Attention". Au lieu de cela, utilisez le nom de cette personne comme première ligne de l'adresse interne. Il existe différentes opinions sur l'opportunité d'utiliser un colon après "Attention", mais dans leur livre "Essentials of Business Communication", les auteurs Mary Ellen Guffey et Richard Almonte affirment que le colon est facultatif.
Voici deux exemples d’affichage d’une ligne "Attention":
ATTENTION GESTIONNAIRE DES RESSOURCES HUMAINES
ou
Attention: responsable des ressources humaines
Passez une ligne et tapez la salutation, suivie du corps de la lettre.
Utilisation d'une ligne "Attention" sur une étiquette de publipostage ou une enveloppe
Tapez ou écrivez la ligne "Attention" en premier. Bien que différent du format de l'adresse interne d'une lettre professionnelle, il s'agit du format préféré par le service postal américain.
Suivez ceci avec l'adresse complète de la société à laquelle vous dirigez la correspondance. Assurez-vous d'inclure les numéros de suite ou d'étage, si vous les connaissez, ainsi que l'adresse, la ville, l'état et le code postal.
Vérifiez l'exactitude de l'adresse avant de poster la lettre.
Conseils
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Certains stylistes estiment qu'une ligne "Attention" dans une lettre commerciale n'est jamais nécessaire. En règle générale, utilisez-le uniquement lorsque vous pensez que votre correspondance risque d’avoir des difficultés à trouver le destinataire voulu.
