Que vous vendiez des widgets ou fournissiez des services et de l'expertise, les lettres demandant le paiement de comptes en souffrance sont indispensables à la conduite des affaires. Parfois, il faut simplement rappeler aux gens leur dette. D'autres fois, les clients peuvent éviter délibérément leurs obligations. Dans le premier cas, ces lettres peuvent accélérer le paiement du montant dû; dans ce dernier cas, ils peuvent vous aider à démontrer les étapes que vous avez suivies avant de rechercher des efforts formels de collecte, ce qui peut vous aider à triompher devant un tribunal. Dans tous les cas, les lettres doivent être rédigées de manière claire, concise et polie et professionnelle.
Etat du solde dû
La partie introductive de la lettre doit clairement indiquer le solde dû. Après une simple salutation (telle que «Cher M. Smith»), ouvrez la lettre en rappelant cordialement au lecteur le montant exact dû. Utilisez une déclaration telle que «Cette lettre a pour but de vous rappeler le solde dû à ABC Corporation. Nos archives indiquent que votre compte est en souffrance pour un montant de 56,39 $. »Avant de rédiger cette section de la lettre, vérifiez le montant exact dû avec vos comptes fournisseurs. Joignez une copie de la facture en suspens à la lettre et faites référence à la pièce jointe dans cette section.
Décrire les formes de remboursement acceptables
Selon la nature de la dette, les politiques en matière de comptes fournisseurs de votre entreprise et la rapidité avec laquelle vous souhaitez récupérer l’argent dû, le mode de paiement acceptable est un autre détail important à indiquer clairement. L'argent en caisse est évidemment plus rapide que d'attendre un chèque personnel pour effacer, mais en fonction du montant, il peut ne pas être possible d'exiger un remboursement de cette façon. De même, toutes les entreprises n'acceptent pas les cartes de crédit et les entreprises peuvent accepter une carte d'un émetteur mais pas une autre. Dans tous les cas, inclure une déclaration telle que «Le paiement peut être effectué en espèces, par chèque ou par carte de crédit. Nous acceptons les cartes Visa ou Mastercard. Les chèques peuvent être libellés au compte fournisseur.
Indiquez clairement une date limite
Ne laissez pas la date limite de demande de remboursement ouverte pour interprétation. Utilisez un énoncé du type «Veuillez verser ce solde dans les 10 jours ouvrables ou contactez immédiatement notre bureau pour effectuer un paiement par téléphone». Le fait de fixer un délai rappelle le sentiment d’urgence pour le lecteur, mais vous donne également un délai pour le faire. vous pouvez vous attendre à un paiement et vous permet de réfléchir à la prochaine étape si le paiement n'est pas effectué dans cette fenêtre.
Conséquences de l'Etat pour le retard
S'il y a des conséquences pour un retard de paiement supplémentaire, indiquez-les à la fermeture de la lettre. Une conséquence commune est l’engagement de poursuites judiciaires formelles pour recouvrer le montant devant les tribunaux. D'autres conséquences peuvent être d'élever le conflit plus haut dans l'organisation ou de faire cesser les services. Si la lettre est un avertissement final, utilisez une déclaration telle que «Ceci est le dernier avis que vous recevrez. Si nous ne recevons pas le paiement intégral dans les 10 jours à compter de la date de cette lettre, nous rechercherons tous les recours juridiques disponibles pour recouvrer cette dette."
