À mesure que votre entreprise se développe et gagne en succès, son système de classement papier peut devenir fastidieux et peu pratique. C'est pourquoi de nombreux propriétaires d'entreprise choisissent d'utiliser une base de données. Bien que les bases de données aident les organisations à fonctionner plus facilement, elles ne sont pas sans défauts. Concevoir une base de données peut être coûteux et prendre beaucoup de temps. Des problèmes techniques peuvent entraîner des dommages importants. En outre, une entreprise doit passer du temps à former ses employés à l’utilisation de la nouvelle base de données.
Conception prenant du temps
La conversion de fichiers papier vers un système de base de données électronique peut être complexe, difficile et fastidieuse. Plusieurs étapes doivent être suivies lors du basculement vers une base de données. Le chef de projet doit déterminer le but de la base de données et rassembler toutes les informations à organiser. Le concepteur de base de données doit créer les tables nécessaires pour diviser les informations, spécifier les clés primaires, définir les relations entre les tables, affiner la conception et appliquer des règles de normalisation empêchant la maintenance d'informations redondantes à plusieurs emplacements. Selon le niveau de compétence, la conception de la base de données peut prendre plusieurs jours à plusieurs semaines.
Problèmes techniques
Parfois, la base de données peut rencontrer des erreurs qui endommagent pratiquement toutes les informations qu’elle contient. Contrairement aux fichiers papier, une erreur dans la base de données peut avoir un effet domino. De petites erreurs de calcul peuvent nécessiter une refonte majeure du système. Des sauvegardes régulières sont essentielles pour limiter les dommages éventuels.
Cher
La conversion en base de données peut coûter très cher. Le propriétaire de l'entreprise encourra plusieurs coûts. Plus la conception de la base de données est compliquée, plus elle coûtera cher. La société doit acheter le progiciel qui offre une flexibilité maximale pour une base de données personnalisée et permet sa croissance. Dans de nombreux cas, le propriétaire de l'entreprise devra faire appel à un professionnel pour s'assurer que le travail est correctement effectué. Elle doit investir suffisamment dans la planification de la structure de la base de données pour garantir les meilleures performances.
Formation requise
La conversion en base de données signifie que le propriétaire de l'entreprise doit former les employés à l'utilisation du nouveau logiciel. Les employés doivent s'absenter de leurs tâches professionnelles habituelles pour être formés. Le propriétaire de l'entreprise peut également avoir à engager des instructeurs pour diriger les cours de formation. Certains employés peuvent être résistants à la nouvelle technologie. Les sessions de formation peuvent durer de plusieurs heures à plusieurs jours, et l’adoption complète de la technologie peut prendre beaucoup plus de temps que cela. Selon le temps requis par les employés pour apprendre à naviguer dans le système, la formation et l’adoption peuvent ralentir la productivité.
