Les procédures bureautiques sont la norme acceptée pour faire des affaires dans un lieu de travail spécifique. Ces normes peuvent varier en fonction du secteur d'activité, de la charge de travail, de l'emplacement géographique, du professionnalisme du bureau ou de la taille de l'entreprise. Par exemple, les procédures de bureau dans un cabinet médical, dentaire ou juridique seront très différentes de celles utilisées dans une entreprise de construction, de vente au détail ou d'importation. Cependant, il existe des "normes" pour les procédures de bureau dans tous les secteurs.
Procédures téléphoniques
Tous les bureaux exigent des manières téléphoniques professionnelles et courtoises. Répondez rapidement au téléphone, parlez clairement et poliment, et ne laissez jamais un appel en attente plus de quelques secondes sans revenir à l'appel, même si tout ce que vous dites est: "Je travaille toujours sur votre demande".
Prenez des messages pour les travailleurs absents ou indisponibles. Enregistrez clairement le nom, la date, l'heure et le numéro de téléphone de l'appelant, ainsi que le but de l'appel, le cas échéant. Lorsqu'un système de messagerie vocale est en place, demandez à l'appelant si elle souhaite laisser un message vocal, puis transférez-la vers le système de messagerie vocale. Il est impoli de transférer un appel sans en informer l'appelant au préalable.
La gestion des dossiers
Les spécificités de la gestion des enregistrements varient considérablement d'un bureau à l'autre, mais les détails de toutes les opérations commerciales doivent être conservés de manière ordonnée et professionnelle. Conservez des copies de tous les reçus, factures, relevés de compte, ordres de travail, propositions, estimations de travaux, correspondance, rapports et tout autre document produit par l'entreprise.
Créez des fichiers pour chaque fournisseur, compte client, vente ou projet, en fonction des spécifications de l'entreprise. Étiquetez clairement tous les dossiers et classez-les dans un endroit facilement accessible où ils pourront être récupérés rapidement en cas de besoin. Ce sont des exigences pour la bonne gestion de toute entreprise, indépendamment du secteur.
Traitement et distribution du courrier
La gestion du courrier entrant et sortant varie également d’un bureau à l’autre, mais considérez tout le courrier comme une correspondance importante et traitez-le rapidement, en particulier la correspondance avec les clients.
Ouvrez et acheminez le courrier au service ou employé approprié, selon les procédures spécifiques de l'entreprise. Ne jamais ouvrir le courrier estampillé "personnel". Si le courrier entrant doit être ouvert avant la distribution, utilisez un trombone pour l'enveloppe au verso de la correspondance au cas où une adresse ou des informations sur l'expéditeur sont nécessaires.
Pesez le courrier sortant, si nécessaire, et fixez le montant d'affranchissement approprié dans le coin supérieur droit. Si le courrier est ramassé par un facteur, placez-le à l'emplacement de départ approprié pour le ramassage. Si elle est apportée au bureau de poste local, placez toutes les lettres dans une boîte pour faciliter leur transport. Tape tous les colis en toute sécurité et les étiqueter clairement pour une livraison correcte.
Informatique et technologie
S'assurer que les données informatiques sont correctement protégées est important pour le bureau d'aujourd'hui qui s'appuie fortement sur de telles informations. Respectez les procédures de sécurité de base pour protéger les fichiers et le matériel informatiques.
Pour protéger les documents et les logiciels, créez une sauvegarde quotidienne de tous les fichiers de l'ordinateur sur un site Internet offrant un tel service, ou sur un lecteur flash ou un disque Zip séparé. Soyez prudent lorsque vous téléchargez des fichiers et des logiciels depuis Internet. Maintenez un programme de protection antivirus en fonction chaque fois qu'un ordinateur est allumé et maintenez la base de données de virus à jour en raison de l'apparition continue de nouvelles menaces.
Protégez le matériel avec un limiteur de surtension puissant et fiable. Éteignez les ordinateurs la nuit lorsque personne ne les utilise et débranchez tous les appareils électroniques lors des gros orages.
