Le comptoir d'accueil fournit la première image d'entreprise aux clients, aux fournisseurs et aux fournisseurs. Votre réceptionniste doit s’assurer que le bureau reste soigné. Ayez suffisamment de fournitures de bureau pour durer jusqu'à la prochaine commande. Achetez des fournitures de bureau dans des magasins à prix réduits ou dans des magasins de fournitures de bureau, ou commandez des fournitures dans des magasins en ligne.
Enveloppes commerciales
Les réceptionnistes utilisent des enveloppes commerciales pour envoyer des relevés clients, des factures ou de la correspondance. Assurez-vous que votre réceptionniste dispose d'enveloppes de formes et de styles différents. Conservez des enveloppes interoffices pour les transferts de papier entre les services de l'entreprise. Placez des enveloppes professionnelles sur le bureau de la réception.
Porte-cartes de visite
Conservez un porte-carte de visite sur le bureau de la réception. Les clients, les fournisseurs et les vendeurs peuvent prendre des cartes supplémentaires. Faites correspondre le titulaire de la carte à l'image de votre entreprise. Par exemple, un cabinet de médecin peut choisir des couleurs neutres, telles que le marron; mais un graphiste peut utiliser le vert fluo ou le rose. Demandez à votre réceptionniste reconstituer le titulaire de la carte quand il devient faible.
Carnet de rendez-vous
Les réceptionnistes devraient avoir un carnet de rendez-vous indiquant les dates du calendrier et un espace pour prendre des notes. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, stockez les carnets de rendez-vous à la fin d'un quart de travail. Trouvez des carnets de rendez-vous dans les magasins de fournitures de bureau.
Papier
Votre réceptionniste utilise du papier pour effectuer ses tâches. Les objectifs incluent faire des photocopies, poster la correspondance et envoyer des fax. Conservez soigneusement le papier sur le bureau. Votre entreprise peut économiser de l'argent avec du papier recyclé. Utilisez une liste maîtresse pour commander du papier au fur et à mesure que les stocks diminuent.
Stylos et crayons
Votre réceptionniste utilise des instruments d'écriture tels que des stylos. Les réceptionnistes signent pour les livraisons et envoient des enveloppes. Choisissez une gamme de stylos rouges, noirs et bleus. Avoir un porte-plume sur le bureau de la réception pour la propreté. Certains clients ou visiteurs devront peut-être utiliser un crayon. Placez deux ou trois sur le bureau pour leur usage. Envisagez des stylos avec fil pour protéger votre investissement et assurez-vous que les clients ne prennent pas de stylos par inadvertance.
Les ciseaux
Votre réceptionniste utilise des ciseaux pour couper le papier et ouvrir les paquets. Achetez une paire de ciseaux en argent de qualité et conservez-les sur le bureau de la réception. Assurez-vous que votre réceptionniste dispose d'une paire de ciseaux de secours. Trouvez des ciseaux dans les magasins de fournitures de bureau ou commandez-les en ligne.
