Les sponsors sont des personnes philanthropiques qui aiment aider les autres. En exprimant votre gratitude dans une lettre écrite aux personnes ou aux groupes qui ont soutenu votre cause, vous leur ferez savoir que leur soutien a été apprécié. Évitez les sentiments trop fleuris ou jaillissants. Gardez la lettre directe, claire et simple.
Choisissez le format de lettre commerciale
Écrivez la lettre sur votre papier à en-tête ou celui du groupe que vous représentez, qui a reçu le parrainage. Ouvrez votre lettre en l’adressant à la personne par son nom. Si le message est destiné à une organisation, écrivez au représentant principal, tel que "President Jones" ou "Mme Emma Whitaker, PDG", puis CC - copie conforme - le conseil d’administration avec une copie supplémentaire. Une salutation du type "Chère Mme Whitaker et membres du conseil d'administration" est appropriée.
Exprimez votre gratitude
Ecrivez des mots sincères qui expriment votre gratitude. Indiquez directement que vous êtes vraiment reconnaissant du soutien spécifique fourni par la société, puis ajoutez le nom de votre projet ou de votre événement. De nombreux groupes philanthropiques importants peuvent contribuer à des milliers de personnes, alors indiquez ce à quoi la personne ou le groupe a contribué. Un exemple serait: "Notre équipe féminine de course de yachts se joint à moi pour vous remercier de la contribution de 50 000 dollars de notre sponsoring pour notre participation à la course Vic Maui." Si des articles ont été fournis, remerciez-le pour des détails tels que l’équipement, les outils, les fournitures, le matériel ou les aménagements.
Soyez précis sur l'argent
Ajoutez des détails sur l'expérience et une note sur les objectifs de l'argent. Par exemple, «vos fonds de parrainage ont servi à financer un ensemble complet de nouvelles voiles pour le yacht et de nouveaux équipements de navigation. La course a été lancée avec un seul problème mineur au cours des deux dernières heures. Nous avons toutefois pris la première place dans notre division. Je n'aurais pas du tout pu faire la course sans votre aide. Les femmes aveugles membres de l’équipe porteront le message de devenir indépendantes vis-à-vis de leurs diverses communautés et d’inspirer de jeunes athlètes sportives.
Pensez en avant à de nouveaux objectifs
Ajoutez une phrase ou deux indiquant votre prochain projet et vos objectifs. Le fait de mentionner un événement futur aidera à préparer le terrain pour le financement futur espéré. Si vous avez bien atteint ou réussi à atteindre votre objectif, le sponsor sera très probablement ouvert à un soutien futur.
Sincèrement fermer la lettre
Fermez la lettre avec un "Très sincèrement à vous" ou "Avec une sincère gratitude", puis signez-la. Ajoutez les noms des membres de l'équipe si le groupe est petit, mais sinon, le vôtre sera suffisant. Ajoutez des informations de contact et un lien vers un site Web à la fin de la lettre. Conservez l'intégralité de la lettre sur une page, en utilisant votre "voix" authentique (une langue avec laquelle vous êtes à l'aise), associée à une approche professionnelle. Personnalisez la signature à la main en la signant plutôt qu'en la tapant, même si le reste de la lettre est dactylographié.
Joindre un souvenir
Il est recommandé d’ajouter un souvenir lorsque cela est possible. Par exemple, si vous avez été parrainé pour écrire un livre, envoyez une copie signée avec la lettre. Si vous avez reçu des uniformes ou du matériel, envoyez une photo de l’équipe les montrant. Dans le cas de l’équipe féminine de course, une photo de l’équipage du navire serait appropriée. Le cadrage est facultatif. Envoyez un DVD si vous avez réalisé un film ou si quelqu'un a filmé votre événement. Voir des images d'une ascension du mont Everest avant que le monde entier ne la voit, cela peut être passionnant pour les sponsors.
