Comment rédiger une proposition d'achat

Lorsque vous gérez un projet ou une équipe, vous devrez éventuellement acheter des produits ou des services auprès d’une entreprise externe. Les entreprises ont des protocoles détaillant les montants en dollars que les employés peuvent autoriser pour le compte de l'entreprise. Si un achat que vous souhaitez effectuer est supérieur au seuil spécifié, un superviseur est tenu d'autoriser l'achat. Dans ces cas, la proposition d'achat sert à justifier la nécessité d'un achat, en particulier lorsque la dépense sera importante ou affecte une partie importante de l'entreprise.

Créez un tableau de comparaison. Le tableau doit répertorier chaque fournisseur du bien ou du service que vous recherchez et contenir les attributs pertinents concernant l’offre. Par exemple, si vous recherchez un fournisseur pour organiser des activités de constitution d'équipes pour le personnel, les catégories comprennent: le nom de la société, l'emplacement, les options d'activité, les options par prix, le personnel inclus, les anciens clients et les renvois / références. Incluez autant d'attributs «en un coup d'œil» que possible. Cela rendra les données faciles à examiner.

Fais tes recherches. Compilez une liste de trois à cinq fournisseurs qui fournissent le bien ou le service que vous recherchez. Inclure plusieurs fournisseurs dans votre proposition indique une diligence raisonnable et aide votre responsable à comprendre rapidement votre raisonnement. Obtenez un devis écrit de chaque fournisseur et remplissez le tableau de comparaison avec ses données. Planifiez en conséquence, car certains fournisseurs ont besoin de temps pour fournir leurs devis. Obtenez un engagement de votre contact fournisseur quant au moment où vous recevrez le devis écrit. Enfin, demandez au fournisseur les références d’entreprises avec lesquelles il a fait affaire qui sont similaires aux vôtres.

Appelez les références du fournisseur. Tous les autres attributs, tels que le prix et le service, peuvent être considérés comme égaux, mais tous les fournisseurs ne conviendront pas à votre entreprise. Un fournisseur peut avoir le bon produit mais ne peut pas le livrer à temps de manière fiable. Les fournisseurs de services n'ont peut-être pas l'expérience de votre type d'entreprise mais réussissent très bien avec d'autres types. Les références vous aideront à vous protéger contre ce genre de problèmes et à renforcer la validité de votre proposition.

Prendre une décision. Comparez les fournisseurs en fonction des attributs que vous avez définis, des références et des devis écrits. Partagez vos découvertes avec une collègue dont vous appréciez l'opinion et demandez-lui son avis. Restez objectif et choisissez le fournisseur qui a la plus grande valeur pour l'entreprise.

Créer un mémo. Adressez la lettre au décideur pour l’achat. Rédigez un bref énoncé de votre intention d’achat et expliquez clairement pourquoi l’achat est nécessaire et quels en seront les avantages pour l’entreprise. Si vous pouvez calculer un retour sur investissement, veillez à inclure ces détails dans le mémo. Indiquez également les recherches que vous avez effectuées, la justification de votre décision et les coûts associés à court et à long terme.

Remettez le mémo à votre superviseur. Inclure les propositions des fournisseurs et le tableau de comparaison en pièces jointes. Planifiez une réunion avec votre superviseur pour discuter de l'achat en détail. Essayez d’anticiper les questions de votre superviseur et participez à la réunion prévue avec des réponses solides et confiantes.