Les entreprises comptent sur une communication professionnelle et fiable pour rester rentables et compétitives sur le marché. Les employés communiquent avec leurs collègues, les gestionnaires, les clients, les fournisseurs, les médias et les agences gouvernementales concernées, de sorte que les pannes de communication peuvent avoir un impact significatif. Malgré l’impact négatif et la frustration professionnelle, il est crucial d’utiliser un langage approprié pour réprimander un employé qui manque de communication.
Revérifier
Le manque de communication est l’une des principales raisons invoquées par les employés lors de la transition pour un nouvel emploi en raison de leur frustration vis-à-vis de la direction. Par conséquent, avant de lancer un blâme, prenez le temps de rechercher les situations en question pour déterminer si la direction ou d’autres employés ont joué un rôle dans le processus. panne de communication. Ce serait une erreur de réprimander un employé pour des problèmes de communication directement liés aux actes d'autres travailleurs.
Ton neutre
Le langage utilisé pour réprimander un employé pour manque de communication devrait rester neutre. En commençant le processus de discipline, maintenez un ton professionnel plutôt que de glisser dans la colère, la frustration, la condescendance ou le sarcasme. Cela contribue à faciliter une discussion efficace tout en évitant des problèmes juridiques éventuels si l'employé est d'avis que votre réprimande dépasse les limites acceptables.
Explication
Le langage initial pour réprimander les employés ayant des problèmes de communication devrait commencer par demander une explication de leur point de vue. L'utilisation de ce langage inclusif implique l'employé dans le processus, lui demandant d'être responsable de ses actes. Une demande d'explication peut indiquer: «Veuillez décrire les circonstances qui ont conduit à votre retard dans la communication avec notre cliente pendant trois semaines, en dépit de ses appels téléphoniques et de ses courriels répétés».
Citer des événements
Évitez les déclarations larges et générales lorsque vous réprimander un employé pour des problèmes de communication. Utilisez plutôt des exemples spécifiques pour décrire l’échec de la communication du point de vue de la direction. Par exemple, vous pouvez citer les dates des appels téléphoniques et des courriels non renvoyés, des rapports en retard et des plaintes spécifiques déposées par des clients, des gestionnaires ou des fournisseurs. Indiquez comment chaque événement a eu des conséquences négatives pour l’entreprise.
Conséquences
Exprimez votre déception devant le manque de communication de l’employé, mais ne vous attardez pas sur des accusations ou des critiques. Passez directement aux conséquences immédiates des choix de l’employé pour une réprimande plus efficace. Par exemple, vous pouvez réduire temporairement les responsabilités et les privilèges de l’employée afin qu’elle ait les ressources ou la motivation pour adapter son comportement. Lors de l'attribution des conséquences, respectez les options disciplinaires décrites dans le manuel de votre entreprise pour éviter les accusations d'injustice ou de discipline excessive.
Plan d'action
Déplacez la réprimande en territoire plus positif en développant un plan d'action avec l'employé afin de résoudre ses problèmes de communication. Cela peut inclure l'élaboration d'un plan pour répondre aux courriels dans les deux jours ouvrables pour les courriers non urgents ou tout autre délai qui semble raisonnable pour la culture et le secteur de votre entreprise, par exemple. Le plan d'action devrait également indiquer les mesures disciplinaires futures qui seront prises si le manque de communication persiste.
