Vous avez peut-être travaillé dur au sein de l'organisation et reçu une ou deux promotions en cours de route. Mais, parallèlement aux responsabilités accrues, il faut organiser des réunions. Pour que les réunions atteignent leurs objectifs, vous devez effectuer certaines tâches en tant que responsable de la session. Lisez la suite pour savoir ce qu'il faut pour être un leader de réunion efficace.
Préparer. Préparer. Préparer. C'est la règle cardinale pour toute personne responsable de la gestion d'une réunion. Tout d’abord, connaître le sujet à l’état froid et pouvoir répondre à toutes vos questions à ce sujet. Deuxièmement, préparez et distribuez un ordre du jour pour la réunion qui indique non seulement ce qui sera couvert et par qui, mais indique également le début et la fin de la réunion. Troisièmement, essayez d'éviter les surprises en vérifiant avec les participants à la réunion avant la réunion pour avoir une idée de la façon dont ils pourraient aborder les points de l'ordre du jour.
Être à l'heure. Tout le monde est contraint de faire plus pendant sa journée de travail qu'il ne le souhaiterait. Il n’ya donc rien de plus aggravant que de vous faire appeler à une réunion et d’être en retard. Respectez le temps passé en étant à la réunion plus tôt que prévu et commencez la réunion à l'heure même si certains participants ne sont pas encore arrivés. En faisant cela, votre respect du temps des participants sera réciproque.
Tenez-vous en à l'ordre du jour et le temps alloué pour chaque point. À combien de réunions avez-vous assisté où une grande partie de la discussion n'était pas au point? La plupart de ces réunions ont été beaucoup moins efficaces que si leur responsable avait insisté pour rester avec l'ordre du jour. En tant que leader de la réunion, vous devez être énergique sans être grossier.
Essayez de créer un consensus autour de votre point de vue parmi les personnes présentes. Cela dit, il est toujours conseillé d’écouter une opinion contraire, car vous serez souvent persuadé de changer d’avis après réflexion.
Avant tout, soyez honnête. Même si vous allez avancer en exécutant les plans conformément à un vote majoritaire, le responsable de la réunion a de nombreuses occasions d'exprimer son opinion, qu'elle soit partagée par d'autresL’honnêteté et la franchise sont des caractéristiques qui doivent toujours être démontrées par la personne qui dirige une réunion. Vous ne pouvez pas obtenir votre chemin, mais les participants vous respecteront pour être honnête.
