Il est difficile de suivre l'évolution d'une entreprise. Cela peut devenir encore plus déroutant lorsque vous essayez de comprendre comment la structure a changé au fil du temps, par exemple par des modifications d’agrandissement ou d’administration. Le mappage des processus aide la direction à voir les changements au moyen d'un diagramme. Pour que le diagramme soit précis, certaines règles doivent être suivies lors de la création d'une carte de processus.
Définir les symboles du graphique
Chaque mappe de processus comporte un ensemble de symboles représentant différentes tâches. Avant de commencer à construire une mappe de processus, ces symboles doivent être définis. Les ovales, par exemple, affichent une entrée au début du processus ou une sortie à la fin du processus. Des encadrés ou des rectangles indiquent les tâches ou activités qui ont lieu pendant le processus. Les flèches indiquent la direction à suivre et les losanges indiquent les étapes du processus lorsque des questions sont posées ou qu'une décision est nécessaire. (Pour un exemple, voir Ressources.)
Définir le processus
Déterminez où commence et où finit le processus. Le mappage des processus est généralement effectué lorsque vous modifiez la façon dont les employés travaillent, par exemple en ajoutant un processus automatisé, lorsque votre société fusionne avec une autre société, lorsque vous introduisez une nouvelle gamme de produits et que vous devez en comprendre l'impact. votre personnel, vos tâches et vos technologies, et lorsque vous essayez de réduire les coûts et d’améliorer votre efficacité. Déterminez ce que vous essayez de faire, quand cela commence et quand cela se termine, et nommez votre mappe de processus en conséquence.
Lister les étapes
Les étapes peuvent montrer des informations suffisantes ou une abondance de détails. Quel que soit le chemin que vous choisissez, gardez la formulation simple. Ecrivez chaque étape sous la forme «objet-verbe» telle que «plan d'action».
Créer une séquence
En utilisant des notes Post-It ou des fiches, mappez les étapes de gauche à droite sous la forme d'un diagramme. Ne vous inquiétez pas pour dessiner des flèches ou des chiffres pour l'instant. Cela se produit une fois que vous avez une idée visuelle de ce à quoi votre carte ressemblera.
Dessiner le diagramme
Dessinez les symboles en fonction des règles que vous avez déjà définies pour chaque forme. Les ovales représentent les entrées et les sorties, par exemple. Une fois les symboles en place, tracez les flèches. Si une forme appelle plusieurs flèches, vous devrez peut-être y placer un losange de décision afin que, lorsque vous atteindrez cette étape, vous sachiez qu'il existe des alternatives à prendre en compte. Pour dessiner le graphique, utilisez une approche de modèle systémique, où chaque étape est liée à la prochaine étape ou au résultat par une flèche. Assurez-vous que le modèle est complet et comprend des informations pertinentes.
