Les entreprises de toutes formes et de toutes tailles se rencontrent, qu’il s’agisse d’une entreprise mondiale qui lance une campagne de vente d’un milliard de dollars en Europe ou d’une petite entreprise familiale qui décide de mettre à jour son stock. La prise de notes est généralement un élément essentiel des réunions d’entreprise, car elle permet aux entreprises d’enregistrer avec précision les événements importants tels que les votes des actionnaires, les conflits entre travailleurs et les stratégies futures.
Articles dont vous aurez besoin
-
Bloc-notes et stylo
-
Dictaphone ou appareil d'enregistrement
Examinez l'ordre du jour de la réunion précédente. Certains points soulevés ont peut-être besoin d'un suivi lors de la réunion en cours. Connaître ces thèmes avant la réunion vous permettra d’obtenir des informations plus rapidement et de prendre des notes plus brèves.
Enregistrez la réunion avec un périphérique d’enregistrement si vous pensez que vous pouvez avoir du mal à suivre le rythme des discussions. En enregistrant la réunion, vous pourrez transcrire les points pertinents plus tard avec moins de contraintes de temps.
Asseyez-vous près de la personne qui préside la réunion. Cela vous permettra de demander des éclaircissements sur les points soulevés que vous jugerez ambigus ou peu substantiels.
Écrivez l'heure et la date en tête de votre cahier. Notez la personne qui préside la réunion, le preneur de procès-verbal (vous-même) et le lieu.
Faites la liste de tous les participants autres que le président et vous-même. Distribuez une feuille de papier et demandez à chaque participant de remplir son nom. Ces informations peuvent ensuite être transcrites ultérieurement en minutes complètes.
Gardez une trace de l'ordre du jour de la réunion. Les réunions ont généralement des points numérotés pour la discussion. Les conversations peuvent souvent se dérouler sur des tangentes, ce qui signifie que des éléments sont omis ou sont discutés hors séquence. Tenez-vous en aux chiffres inscrits à l'ordre du jour et notez-les au fur et à mesure qu'ils sont discutés, même s'ils ne correspondent pas.
Documentez toutes les motions concernant les décisions relatives aux règles ou aux futures orientations de la société. Énumérez les personnes qui proposent des motions et, si un vote a lieu, indiquez qui et combien ont voté en faveur de la motion. Indiquez également comment la motion a été adoptée, que ce soit par confirmation verbale, à main levée ou par vote secret.
Rédigez le procès-verbal dès que possible après la réunion. Les informations sont probablement fraîches dans votre esprit, vous pouvez donc vous rappeler plus de détails que si vous les aviez laissées plus tard.
Enregistrez votre propre nom à la fin du document afin que vos collègues puissent vous contacter pour des questions sur le contenu.
