Pour rédiger un contrat de restauration, vous devez inclure beaucoup de détails. Un des détails les plus importants est le dépôt. Le dépôt sécurise le rendez-vous du client avec vos services de restauration, mais protège également votre entreprise de restauration des annulations, des changements ou des conditions météorologiques inattendus qui, autrement, entraîneraient une perte pour votre société. Lorsque vous déterminez le montant du dépôt, vous pouvez utiliser un pourcentage défini ou baser le dépôt sur des facteurs uniques liés à l’événement.
Normes
Le montant du dépôt de restauration standard correspond à 50% de la facture totale de la restauration. Ce pourcentage est pris en compte une fois que tous les coûts, y compris la taxe de vente, ont été calculés.
Facteurs de l'événement
Les circonstances spéciales entourant l'événement peuvent vous obliger à demander plus ou moins d'un dépôt. Par exemple, les futurs mariés ne sont pas certains du nombre de leurs invités au moment où ils réservent vos services. Vous pouvez obtenir un nombre estimé d'invités du couple, calculer un prix et déduire de ce montant des frais de dépôt standard, en précisant que le dépôt peut augmenter si le couple ajoute plus d'invités. Dans d'autres situations, les futurs mariés peuvent demander un plat ou un ingrédient particulier qui nécessite une commande spéciale du produit. Dans ce cas, vous pouvez demander un dépôt initial complet pour cet article spécial en plus du dépôt standard pour l'événement entier.
Politiques de remboursement
Lorsqu'un client soumet son dépôt, il devrait recevoir les informations essentielles concernant ce dépôt, y compris les conditions d'annulation, les remboursements et les conditions. Le remboursement standard pour une annulation est le montant total de l'acompte si le client annule dans un délai d'un mois à compter de l'événement. Si le client annule jusqu'à 11 jours avant l'événement, le remboursement standard correspond à 50% du dépôt initial. Si le client annule 10 jours avant l'événement, le client ne reçoit aucun remboursement. Créez vos propres politiques de remboursement en tenant compte des normes de l'industrie. Si vous achetez certains ingrédients ou fournitures un mois à l’avance, repoussez la date de votre politique de remboursement pour vous en accommoder.
Considérations
Votre politique de dépôt est conçue pour protéger votre traiteur des pertes. Par conséquent, lors de l’estimation de vos dépôts, vous devez bien comprendre le coût de l’événement (coûts de la nourriture, de la main-d’œuvre et des frais de location) ainsi que le montant des pertes de votre entreprise si l’événement est annulé à la dernière minute. Ajustez le montant de votre dépôt en fonction de ce que le marché permet dans votre région et comparez vos exigences en matière de dépôt à celles des autres traiteurs de la région. Dans certains cas, une politique consistant à collecter 10% de la valeur de la réservation et 50% de l'avance par mois est suffisante, ou à percevoir un tiers du prix à titre de dépôt. N'oubliez pas d'inclure les informations de paiement final - la norme de l'industrie consiste à collecter l'intégralité du solde un mois avant l'événement.
