Les rapports de transfert sont un outil de base utilisé par un employé sortant pour informer un nouvel employé de son travail antérieur et de ce qui doit être fait pour assurer une transition en douceur des employés. Ce type de rapport peut être utilisé de différentes manières. Il pourrait inclure des informations pour un simple changement de poste ou pour un employé de remplacement permanent. Le rapport doit inclure toutes les informations essentielles que la personne qui prend la relève pour vous doit savoir afin d’éviter tout problème inutile et imprévu après que vous avez quitté votre poste.
Préparation d'un rapport de transfert d'employé
Avant de commencer à rédiger votre note de passation de service, dressez une liste de toutes les informations que le nouvel employé devra connaître. Considérez ce que vous faites quotidiennement, ainsi que les choses que vous faites chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Incluez des informations autres que vos responsabilités et tâches de base, telles que vos contacts importants, protocole, chaîne de commande, mots de passe, clés, dates importantes, programmes de formation et toute autre information spécifique à un travail.
Pensez aux échéances et aux priorités
Lorsque vous sentez que votre liste est complète, commencez à la répartir par priorités, fréquence, type d’information et séquence. Répertoriez les projets en cours, les dates ou heures de début, la manière dont ils devraient progresser et la date ou l'heure d'achèvement prévue. L'employé entrant doit savoir quelles tâches il devra hiérarchiser après le transfert.
Commencer par les objectifs clés
Commencez par rédiger un résumé des objectifs du poste - le vôtre et celui de l'entreprise - afin que votre remplaçant sache par où ils doivent commencer. Ce qui suit dépend du but du rapport. Pour un rapport de transfert de changement de quart de travail, par exemple, vous commencerez par ce qui a été commencé sur votre quart de travail et doit être terminé au prochain. En outre, notez les tâches terminées, afin que le quart entrant ne duplique pas ce que vous avez fait. Pour un nouvel employé permanent, écrivez une liste des projets à court et à long terme sur lesquels vous travaillez actuellement, ainsi que des projets remarquables que vous avez réalisés dans le passé. Inclure toutes les dates et les délais que la nouvelle personne doit connaître.
Ajouter des astuces et des ressources
Il est également utile d'inclure des conseils pour mener à bien les tâches à accomplir. Par exemple, vous pouvez créer un répertoire détaillé de l'emplacement des documents et des éléments spécifiques au travail à remplacer, en plus de fournir les informations de contact des personnes pertinentes pour le travail en question. Si possible, indiquez des moyens d’améliorer la productivité et les performances au travail. Cela donnera à votre remplaçant les outils nécessaires pour poursuivre ce que vous avez commencé sans interruption du processus et augmente les chances de succès.
Utiliser un modèle
Pour simplifier le processus de création d'un rapport de transfert d'employé, créez votre rapport à l'aide d'un programme informatique de bureau. Utilisez un modèle de rapport de transfert existant ou créez le vôtre en fonction d'éléments spécifiques au travail. Si vous saisissez "modèle de rapport de transfert" dans un moteur de recherche, vous obtiendrez de nombreux exemples. Et n'oubliez pas de relire le rapport de passation de service avant de quitter votre poste pour vous assurer que toutes les informations pertinentes sont disponibles pour le nouvel employé.
