Un extranet fonctionne comme l’Internet en ce qu’il s’agit d’une méthode de communication pour les collaborateurs distants utilisant leurs ordinateurs et d’autres appareils électroniques. Alors qu'Internet est public, un extranet est privé et le propriétaire de l'extranet décide qui reçoit une invitation à y accéder. Un extranet implique de nombreuses routines d’identification et est accessible à des groupes d’affiliés clairement définis au sein de l’organisation.
Amélioration de la flexibilité
En raison des tendances en matière d'innovation et de progrès technologiques, les entreprises adoptent les formes électroniques de transaction et de communication. Les extranets peuvent vous aider à améliorer le niveau de commodité de ces échanges car ils offrent aux organisations un moyen efficace de se connecter avec leurs affiliés. Étant donné que les extranets sont généralement accessibles 24 heures sur 24 et qu'il n'y a pratiquement pas de temps mort, les associés, clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux peuvent communiquer avec votre entreprise à un moment qui leur convient.
Efficacité accrue
Parce que vous accordez un accès direct aux informations de votre réseau aux associés de votre choix, l'utilisation des extranets peut améliorer l'efficacité et la productivité. Par exemple, un client peut obtenir des réponses aux questions concernant vos informations de police sans attendre la réponse de votre personnel du service clientèle. Lorsqu'il est utilisé pour fournir un accès aux applications internes, l'accès direct aux informations de votre entreprise via votre extranet permet aux utilisateurs de modifier et de mettre à jour leurs informations personnelles, ce qui non seulement augmente la productivité, mais contribue également à réduire les erreurs.
Sécurité
D'une part, la sécurité est un avantage supplémentaire si vous implémentez un extranet, car vous contrôlez qui accède à votre site et donc qui a accès à vos données. Inversement, les extranets peuvent ouvrir la voie à des violations de la sécurité du système, car vous accordez à des tiers l'accès à votre système et à des bases de données internes. Pour accorder l'accès à des associés externes, vous devez créer des ouvertures dans vos pare-feu. Les ouvertures multiples dans vos pare-feu créent des risques plus élevés pour les entrées non autorisées. N'oubliez pas non plus que les extranets accordent l'accès à des données exclusives et que cet accès à vos informations peut offrir aux utilisateurs non autorisés une autre possibilité d'accéder à des informations sensibles et confidentielles.
Frais
L'implémentation d'un extranet peut s'avérer coûteuse, car vous devrez peut-être assumer les coûts liés au matériel, aux logiciels, à la main-d'œuvre et à tous les autres coûts associés, y compris la formation des filiales externes. Les réparations et la maintenance peuvent également augmenter les coûts de gestion d’un extranet. Bien que les coûts de démarrage puissent être importants, vous pouvez rencontrer des réductions dans d’autres domaines de dépenses si vous implémentez un extranet. Par exemple, étant donné que vos affiliés ont un accès direct aux documents de votre réseau, les coûts associés aux informations d'envoi et de télécopie sont considérablement réduits ou éliminés.
