Les réunions de Toastmasters permettent aux participants de mettre en pratique les techniques de prise de parole en public et les compétences en leadership dans un environnement favorable et convivial. Le rôle principal du maître de toast est de planifier et de diriger la réunion, de coordonner ses activités avec les autres membres et de veiller à ce que la réunion se déroule de manière fluide et efficace. Le toastmaster fait également office de maître de cérémonie en présentant les conférenciers et les autres participants. Jouer le rôle de toastmaster vous donne l’occasion d’utiliser les compétences que vous avez acquises pendant que vous occupez d’autres rôles de direction.
Avant la réunion
Créez un programme détaillé pour la réunion. Familiarisez-vous avec l’ordre du jour de la réunion et les participants qui participeront à la réunion.
Contactez les membres qui sont programmés pour un rôle à l'avance. Cela confirme non seulement la présence, mais permet également aux membres de prévenir à l'avance d'une absence soudaine, de sorte qu'un autre membre puisse être contacté pour le remplacer, si nécessaire.
Interrogez les orateurs programmés et confirmez leur présence. Recueillez des informations sur le type de discours, la durée du discours, le titre et d’autres informations importantes. Le nombre de locuteurs peut être réduit par le maître de la table des sujets afin que la réunion se déroule comme prévu si l'un des locuteurs présente un discours plus long que la normale.
Ayez votre ordre du jour préparé avant la réunion. Assurez-vous que suffisamment d’exemplaires sont disponibles pour la distribution parmi les participants.
Arrivez tôt à la réunion. Vous pourrez non seulement vérifier que tous les participants sont présents et prêts à diriger la réunion, mais vous pourrez également vous occuper de tous les détails de dernière minute, le cas échéant.
Pendant la réunion
Prenez place près de l'avant de la salle. Cela vous donnera un accès rapide au lutrin quand il est appelé.
Organisez la réunion après que le président de séance vous a présenté. En tant que Toastmaster, vous avez le contrôle de la réunion, sauf lorsque vous cédez le contrôle à d'autres participants, tels que les intervenants, Table Topics Master et General Evaluator. Vous effectuerez également des tâches comme annoncer le thème de la réunion, présenter les participants et en prendre le contrôle à la fin de la réunion.
Restez au courant de l'heure à mesure que la réunion progresse. Confirmez que tous les discours ont été tenus dans les temps impartis par le chronométreur et apportez les ajustements nécessaires pour que la réunion se déroule comme prévu.
