Les SOP, plus communément appelées procédures opérationnelles standard, sont des pratiques documentées conçues pour assurer la cohérence des pratiques et des opérations de l'entreprise. Beaucoup de gens pensent que les procédures opératoires normalisées ne sont applicables que dans les laboratoires et les ateliers de fabrication. Selon l’Agence de protection de l’environnement, l’un des principaux objectifs des SOP est de déterminer la manière dont l’équipement est entretenu, ajusté et utilisé. Cependant, les SOP peuvent également couvrir davantage de processus analytiques, ce qui signifie qu'elles peuvent être appliquées dans divers contextes commerciaux.
Santé et sécurité
Les procédures opératoires standard préservent la santé et la sécurité de tous les travailleurs. En particulier dans les environnements de fabrication où de l'équipement lourd est impliqué, les SOP peuvent aider à garantir que les employés utilisent l'équipement pour éviter les blessures. Les SOP peuvent imposer des calendriers de nettoyage et d’entretien réguliers. Ces activités sont importantes pour une utilisation en toute sécurité des machines, mais elles sont facilement oubliées lorsque les employés changent de poste et qu’il n’existe aucun document écrit. Les SOP indiquent également comment faire fonctionner l'équipement en toute sécurité lors d'une utilisation régulière. Un document de l’Iowa State University suggère d’utiliser des diagrammes et des mots pour rendre les instructions parfaitement claires.
Cohérence des résultats
Dans les laboratoires, l'Environmental Protection Agency suggère que le respect des règles définies par les organismes de réglementation ne suffit pas toujours. Les travailleurs apportent parfois de légères modifications à la procédure standard en fonction des exigences plus spécifiques d'une expérience donnée. Lorsque ces modifications ne sont pas documentées, les résultats expérimentaux peuvent différer entre les équipes de techniciens utilisant des méthodes légèrement différentes. La rédaction de procédures opératoires standard spécifiques au secteur d'activité de votre entreprise garantit que tout le monde travaille de la même manière, limitant ainsi le coût d'essais supplémentaires pour expliquer des résultats incohérents.
Conformité réglementaire et légale
Rédiger une procédure opérationnelle standard en gardant à l'esprit les exigences d'un organisme de réglementation garantit que les pratiques de votre organisation correspondent aux attentes de l'industrie. Des procédures documentées aident également à rationaliser les audits internes et externes. Par exemple, si votre société possède une certification ISO, vous pouvez aider les auditeurs externes en fournissant des copies écrites de vos procédures conformes à ISO. Ils peuvent ensuite vous indiquer où en sont exactement les travailleurs. Les SOP vous protègent également des poursuites - par exemple, si un employé est blessé au travail après avoir omis de suivre les meilleures pratiques documentées. Les SOP dans les environnements de bureau peuvent également garantir la conformité légale. Par exemple, une POS pour la négociation d'accords commerciaux à l'étranger peut empêcher les dirigeants de pénétrer sur le territoire de la corruption illégale.
Augmentation de l'efficacité et de la productivité
Les gens ont besoin de cohérence pour être les plus productifs. Lorsqu'il n'y a aucun doute sur le format d'un document, sur le nettoyage des équipements et le stockage des fournitures, les utilisateurs peuvent simplement effectuer leur travail sans poser de questions. Il est impossible et contre-productif de tout normaliser, car les employés ont besoin de flexibilité pour résoudre leurs problèmes. Cependant, la rédaction de procédures opératoires standard pour des procédures régulières peut accroître l'efficacité au travail. Par exemple, une SOP pour la dénomination de fichier peut réduire le temps nécessaire à la recherche de documents et à la promotion du travail d'équipe entre les services.
