Le lecteur verra la salutation d’une lettre commerciale avant de lire le reste de la lettre. Une salutation mal écrite peut offenser le lecteur et donner le ton pour le reste de la lettre. En règle générale, vous devez adopter une approche formelle et respectueuse lorsque vous rédigez une lettre de recommandation. Si vous n'êtes pas sûr, il est toujours approprié de s'adresser à quelqu'un par son titre et son nom de famille. Cependant, il peut y avoir des cas où les prénoms peuvent être utilisés dans les lettres commerciales.
Règle du pouce
En règle générale, les gens s’adressent par titre et nom de famille dans leur correspondance. C’est le moyen le plus traditionnel et le plus formel d’adresser une lettre professionnelle, y compris par courrier électronique. Cependant, il est acceptable d'utiliser un prénom dans certains cas. Peu importe la manière dont vous choisissez de vous adresser à une personne dans la lettre d'affaires, les deux points sont généralement utilisés après une salutation.
Familiarité
Si vous vous appelez en utilisant le prénom de la personne à qui vous adressez la lettre, il est généralement acceptable de l’adresser également par son prénom. De plus, vous pouvez utiliser les repères de la correspondance précédente du contact commercial pour déterminer si vous pouvez utiliser un prénom ou non. Par exemple, il est acceptable de s’adresser à une personne par son prénom dans des lettres commerciales si elle vous a envoyé une correspondance qu’elle a signée sous son prénom. Cela indique que vous pouvez utiliser une approche plus informelle.
Noms ambigus
Lorsque vous écrivez à une personne que vous n'avez jamais rencontrée et que le prénom est ambigu, comme Pat, Leslie ou Chris, vous pouvez adresser la lettre commerciale par son prénom et son nom de famille pour éviter d'utiliser un titre sexo-spécifique incorrectement. D'autres salutations non sexistes peuvent être utilisées à la place, évitant ainsi le nom, telles que "À qui de droit" ou "Cher Monsieur ou Madame."
Quand ne pas utiliser les prénoms
Une lettre professionnelle de caractère formel ou juridique doit toujours être adressée par le titre et le nom de famille, indépendamment de la familiarité avec le lecteur. En s'adressant aux femmes, l'auteur ne devrait jamais assumer l'état matrimonial; le terme neutre "Mme" devrait être utilisé à moins que la femme ait explicitement indiqué qu'elle préfère "Mme" en l'utilisant dans sa propre correspondance ou en vous le disant. Si la personne a un titre professionnel, tel que "Dr.", il est toujours préférable d'utiliser ce titre.
