Une note - en abrégé Memorandum - est une communication écrite qui enregistre des informations à partager avec un groupe de personnes dans un cadre professionnel. Bien que les mémos puissent être formatés dans une variété de modèles, il est important d’inclure les parties importantes d’un mémo afin que celui-ci serve d’outil de communication efficace.
Titre
Un mémo doit avoir un en-tête qui spécifie l'expéditeur, le destinataire, la date et le sujet. Lorsque vous incluez le nom d'une personne dans le mémo, écrivez le titre de son travail après celui-ci. Incluez votre titre d'emploi après votre nom dans le champ "De". L'en-tête se trouve en haut du mémo, précédant le texte. Si le mémo est urgent, il est courant que votre bureau inscrive le mot "Urgent" en haut de l’en-tête.
La vue d'ensemble, qui suit l'en-tête, explique brièvement le contenu du mémo. Dans l’aperçu général, indiquez l’objet de la note de service, par exemple présenter une idée ou répondre à une tâche qui vous a été confiée. La vue d'ensemble donne au lecteur une idée de base de la teneur du mémo afin qu'il puisse décider de le lire immédiatement ou plus tard.
Le contexte
La section de contexte d'une note fournit un contexte aux informations présentées. Cela aide le lecteur à comprendre le lien entre le mémo et les transactions commerciales. Par exemple, vous pourriez écrire: "En raison des protocoles technologiques avancés …" Cette phrase, parmi d'autres, aide le lecteur à mettre le mémo en contexte avec ce qui se passe dans le monde de l'entreprise.
Tâches et résolutions
Si le but de votre mémo est d'expliquer les tâches que vous allez effectuer en réponse au contexte, vous pouvez le préciser dans la partie suivante du mémo. Par exemple, vous pouvez dire: "Je vais me lancer dans une étude de marché sur la technologie …". Cela donne au lecteur une idée des prochaines étapes que vous entreprenez. Si votre mémo doit présenter une résolution, vous pourriez écrire: "Mes conclusions concluent que la nouvelle technologie ne bénéficierait pas à notre société car …"
Détails
Certains mémos appellent à l'inclusion de détails. Si vous devez inclure des statistiques, des données ou des informations sur des études de marché, fournissez ces informations dans un nouveau paragraphe. Ces idées sont appelées la partie de discussion du mémo.
Conclusion
Terminez votre mémo par une brève conclusion indiquant au lecteur tout ce que vous espérez en tirer. Le segment de clôture devrait également indiquer au lecteur que vous êtes ouvert aux questions ou commentaires pour discussion.
Les pièces jointes
Si vous vous référez à des graphiques, des diagrammes, des stratégies, des rapports, des procès-verbaux ou d'autres documents commerciaux dans votre mémo, joignez-les à la fin du mémo. Inclure sur la page de mémo une note au bas qu'un ou plusieurs documents sont attachés.
