Une proposition informelle est la première étape d'un projet. Son objectif est essentiellement de définir les objectifs généraux du projet et de définir certaines étapes pour atteindre ces objectifs. En définissant ce qu'est le projet, ce qu'il fera et comment il le fera, il peut entamer le processus de financement, d'affectation du personnel et d'autres procédures formelles de gestion de projet.
Déclaration de besoin
La proposition informelle d'un contractant de construire un pont devrait commencer par une déclaration de besoin. Le contractant ouvre sa proposition en indiquant ce dont le développeur a besoin. Il établit non seulement qu'il a besoin d'un pont, mais de quel type de pont il a besoin. Cette déclaration de besoin sera conforme aux objectifs et méthodologies du projet.
Dans ce cas, le développeur a besoin d'un pont qui traversera une rivière de 400 mètres et traitera deux voies de circulation. Ce pont doit être achevé dans deux ans, car le pont existant ne sera plus utilisable.
Buts et objectifs
Le contractant énonce ensuite des objectifs généraux, mais spécifiques. Dans ce cas, l’objectif est de construire un pont qui réponde aux besoins énoncés ci-dessus dans 15 mois. Avec les objectifs établis, le contractant définit des objectifs spécifiques avec des jalons qui permettront d'atteindre ces objectifs. Dans ce cas, la conception du pont sera achevée dans trois mois; la construction préliminaire commencera immédiatement après, avec la planification, le recrutement du personnel et la location de matériel.
Les objectifs auront certains critères. Par exemple, la proposition devrait définir "construction préliminaire" et définir une date précise pour son démarrage.
Des implications
La proposition informelle précise ensuite les implications. L'entrepreneur indiquera pourquoi il devrait être embauché et en quoi son pont sera précieux. Dans ce cas, il cite ses antécédents de ponts qu'il a construits dans le passé, qu'il a tous terminés plus tôt que prévu et qui ont résisté à l'épreuve du temps.
Plan d'action
Enfin, la proposition informelle établit un plan d’action. Le contractant écrit comment il réalisera les objectifs définis ci-dessus. Dans le but de concevoir le pont dans trois mois, il écrira qu'il a déjà en tête un architecte disponible et qu'il a l'habitude de concevoir de tels projets en moins de trois mois.
Le contractant établira ensuite un lien entre chaque objectif et un plan spécifique afin de montrer en quoi il est le meilleur contractant.
