Mettre fin à une téléconférence peut être crucial pour son impact sur la relation et l'avenir des personnes impliquées dans l'appel. Par exemple, si une conférence téléphonique de vente se termine mal et qu'il n'y a aucune discussion sur les prochaines étapes du processus de vente, des idées fausses risquent d'empêcher la vente. Il est préférable de planifier une stratégie de sortie pour l'appel afin que l'appel se termine normalement.
Planifiez l'appel. Avec le bon plan, les personnes impliquées dans l'appel peuvent être assurées que tous les sujets seront traités et que tous les problèmes à l'ordre du jour ont été traités. Mettre fin à l'appel prématurément lorsque toutes les informations n'ont pas été communiquées peut être désastreux.
Planifiez une stratégie de sortie pour différents scénarios. Pour diverses raisons, l’appel peut se terminer plus tôt et, le cas échéant, les autres correspondants doivent savoir comment répondre et quelles mesures prendre pour que l’appel ne soit pas perdu. Ceci peut être réalisé en préparant quelques notes finales et en supprimant les étapes pouvant donner lieu à une action.
Résumez l'appel. Lorsque tous les points de l'ordre du jour ont été discutés et que toutes les questions ont été répondues. Demandez aux personnes au téléphone si elles ont quelque chose à ajouter, si elles ne résument pas les points de la communication et assurez-vous que tout le monde comprend ce qui a été dit. Allez-y un par un et répétez toutes les étapes de suivi avec chaque membre de la téléconférence pour que tout le monde sache qui fait quoi et que tout le monde connaisse bien le plan à venir. Terminez en expliquant à tous comment le suivi sera communiqué. Respectez respectueusement chaque personne au téléphone et dites au revoir, puis raccrochez. Envoyez un e-mail de suivi à toutes les parties qui résume l'appel.
