Si vous avez la chance d’avoir plusieurs fournisseurs en lice pour votre entreprise, de vous inviter à des déjeuners coûteux et de vous remercier pour vos cadeaux, méfiez-vous. Des gestes apparemment amicaux tels que ceux-ci peuvent transcender l'éthique de l'approvisionnement en influençant vos décisions d'achat. Même si vous n'êtes pas influencé, juste une apparence d'irrégularité peut nuire à votre réputation et à celle de l'entreprise.
Problèmes éthiques liés aux achats
L'Institute for Supply Management a adopté trois principes dont les responsables des achats et les employés doivent se souvenir dans leur travail:
- Maintenir l'intégrité dans vos décisions et vos actions.
- Efforcez-vous toujours d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour votre employeur.
- Restez fidèle à votre profession.
À partir de ces principes, ISM a élaboré des normes que les professionnels des achats devraient suivre pour s’assurer qu’ils respectent une éthique élevée en matière d’achats. Ces normes incluent une action correcte auprès des fournisseurs et ne permettent pas à vos décisions d’être influencées par les fournisseurs. Une autre norme consiste à s'abstenir de conclure des accords garantissant un accord réciproque ou susceptible de nuire aux intérêts de votre employeur.
Exemples de comportements non éthiques
Bien entendu, vous souhaitez promouvoir de bonnes relations avec vos fournisseurs et fournisseurs potentiels. Cependant, même des actions apparemment anodines peuvent servir d'exemple de comportement contraire à l'éthique en matière d'approvisionnement.
Exemple: Tout le monde doit manger, alors quel est le mal à déjeuner avec un vendeur potentiel pour discuter de détails?
Premièrement, vous pourriez devenir trop sympathique, au point de vouloir faire affaire avec ce fournisseur même si ses prix et ses conditions ne sont pas les plus favorables. Il est tellement gentil que vous ayez tendance à le prendre au mot quand il décrit des conditions de livraison qui semblent trop belles pour être vraies. Deuxièmement, sauf si vous déjeunez avec chaque vendeur qui vous contacte, vous faites preuve de favoritisme.
Exemple: Un fournisseur potentiel vous offre des prix extrêmement bas sur les stocks que votre entreprise utilise régulièrement. En échange, vous acceptez de leur donner un préavis lorsque d'autres fournitures seront mises aux enchères.
Cette situation peut sembler anodine, car vous donnerez toujours la possibilité à d'autres fournisseurs de soumissionner et vous envisagez de considérer toutes les offres de manière équitable. Toutefois, en donnant un préavis à un fournisseur, vous lui donnez l’avantage injuste de disposer de plus de temps pour préparer sa soumission et vous la faire parvenir avant les autres fournisseurs. Cela changera peut-être ce que leur offre aurait été si on leur donnait moins de temps; peut-être que non. Mais il n'est pas juste de donner à un vendeur un avantage d'aucune sorte sur les autres.
Exemple: Un fournisseur à qui vous avez récemment attribué un contrat a envoyé un cadeau de remerciement de votre brandy préféré, des billets pour un match de sport ou une carte-cadeau de café de petite valeur. Puisqu'il s'agit d'un cadeau de remerciement, cela n'a pas influencé votre décision, alors vous l'acceptez.
Accepter des cadeaux soulève de nombreux problèmes éthiques, même ceux dont la valeur monétaire est faible. Certes, cela n’a pas influencé votre décision si vous utilisez ce fournisseur pour la première fois. Mais si vous choisissez de les utiliser à nouveau, comment savez-vous que leur don réfléchi ne vous influence pas? Il semblera aux autres acteurs du secteur que vous avez peut-être été influencé. Dans les deux cas, vous serez reconnu pour accepter des cadeaux qui terniront votre réputation et celle de votre entreprise puisque vous êtes leur agent d’achat.
Une question à vous poser dans toutes vos décisions d’approvisionnement est la suivante: cette action est-elle bénéfique pour mon entreprise? Les cadeaux sont avantageux pour vous et non pour votre entreprise. Même si le cadeau était destiné à la société, il a plutôt fait mal à la société qu’à lui donner une mauvaise réputation.
Assurer une haute éthique dans les achats
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou responsable des achats, vous pouvez prendre certaines mesures pour vous assurer que votre entreprise respecte l'éthique en matière d'approvisionnement.
- Énoncez le code d'éthique de l'entreprise avec des détails pour le service des achats.
- Formez tous les employés acheteurs sur cette éthique, en donnant des exemples d'actions éthiques et contraires à l'éthique. C'est un endroit idéal pour les actions de jeu de rôle de fournisseur et d'agent d'achat.
- Informez les employés que la direction examinera les contrats d'approvisionnement et que des audits inopinés seront également effectués. Veillez à respecter les deux, afin que la position de l'entreprise sur les questions éthiques liées aux achats soit comprise et suivie par tous.
