La formation est au cœur de toute activité commerciale. Qu'il s'agisse d'enseigner l'accueil et le service client ou d'utiliser une technologie sophistiquée, les entreprises engagées dans la formation bénéficient d'un personnel plus efficace et productif et fournissent un meilleur service client que celles qui ne le font pas. Certaines catégories d’entreprises ont des exigences de formation prescrites par la loi. La suite Microsoft Office propose deux options pour suivre la formation des employés: Microsoft Excel ou Microsoft Access. Le système Excel peut être implémenté par toute personne possédant une expérience de base des tableurs. Cependant, Access fournit des méthodes plus sophistiquées de reporting et de suivi.
Exceller
Faites une liste des titres des sessions de formation que les employés sont censés compléter. Sur une nouvelle feuille de calcul, entrez les en-têtes de colonne suivants: "Prénom", "Nom de famille" et le nom du sujet ou de la session dans chaque colonne suivante, en utilisant autant de mots que nécessaire. Une colonne pour un numéro d'employé ou un autre identifiant peut également être ajoutée. Sélectionnez la commande "Imprimer les titres" dans le groupe "Mise en page" de l'onglet "Mise en page" du ruban et créez la ligne "Titre". Entrez “$ 1: $ 1" dans le champ "Ligne du titre".
Entrez les noms de tous les employés et tous les numéros d’identification dans les colonnes appropriées.
Sélectionnez la cellule "A1" et, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser pour sélectionner toutes les lignes et toutes les colonnes dans lesquelles des données seront entrées. Sélectionnez la commande “Formater sous forme de tableau” dans le groupe “Styles” de l'onglet “Accueil”. Vérifiez le champ "Plage de données" et cochez la case "Ma table a des en-têtes".
Sélectionnez toutes les lignes et colonnes dans lesquelles les dates de formation seront entrées. Dans l'onglet «Accueil», sélectionnez le format de date souhaité dans la liste déroulante «Général» du groupe «Nombre». Enregistrez la feuille de calcul.
Entrez la date appropriée dans la colonne et la ligne appropriées lorsqu'un employé termine la formation requise. L'utilisation du format "Tableau" permet de trier les colonnes en un seul clic lors de la préparation des rapports. Enregistrez la feuille de calcul après chaque nouvelle entrée de données.
Accès
Créez une nouvelle base de données Access. Renommez «Tableau 1» en «Dossier de formation de l'employé» ou un nom alternatif préféré. Ouvrez la "Vue de conception de table" du groupe "Vue" sur l'onglet "Accueil". Le premier champ, "ID", est défini par défaut comme clé primaire. Access numérotera automatiquement ce champ ou en utilisant le volet "Propriétés du champ", vous pourrez créer un masque ou un autre formatage répondant à vos besoins, par exemple en ajoutant les numéros d’identification des employés.
Entrez ces noms de champ et tous les autres champs pour capturer les données souhaitées, tels que "Prénom", "Nom de famille", "Sujet de la formation" ou "Date d'achèvement". Les autres champs à enregistrer peuvent inclure «notes», «performances» et «notes ou commentaires». Définissez le type de données et les propriétés de format appropriés. N'oubliez pas de sélectionner "Date / Heure" pour le type de données du champ "Date".
Sauvez la table. Passez à "Table View" dans le groupe "View" de l'onglet "Accueil".
Sélectionnez "Assistant de formulaire" dans le groupe "Formulaires" de l'onglet "Créer" pour ouvrir la boîte de dialogue de conception. Sélectionnez chaque "Champ disponible" souhaité dans la colonne de gauche et passez à la colonne "Champ sélectionné" en appuyant sur le bouton ">" pour les champs individuels ou sur le ">>" pour déplacer tous les champs en même temps. Cliquez sur le bouton "Suivant".
Choisissez la mise en page souhaitée pour le formulaire dans la boîte de dialogue "Mise en page". Cliquez sur le bouton "Suivant". Nommez le "Form" dans la boîte de dialogue suivante ou conservez la correspondance par défaut avec le nom de la table. Décidez si vous souhaitez accepter le formulaire conçu par l'Assistant ou modifier la conception. Si vous modifiez le formulaire, cliquez sur le bouton "Suivant". Si vous utilisez le modèle par défaut, cliquez sur le bouton "Terminer". Enregistrez le formulaire.
Remplissez les données pour chaque employé et chaque session de formation lorsque les informations sont disponibles. Utilisez la vue "Formulaire" pour la saisie de données et la vue "Table" pour filtrer les données et créer des rapports. Les enregistrements sont automatiquement enregistrés lorsque les données sont entrées.
Conseils
-
Excel permet des recherches simples et des rapports basés exclusivement sur le tri. L'accès permet la tenue d'enregistrements et la création de rapports sophistiqués, permettant ainsi à plusieurs filtres de créer des rapports par employé, session de formation ou tout autre domaine ou sélection de données. Les noms de champs d'accès ne peuvent pas avoir d'espaces; créez une légende en langage clair pour diriger les colonnes du rapport. Par exemple, un champ "TrainingSessionName" peut être intitulé "Session de formation" pour les rapports.
Attention
N'utilisez pas les numéros de sécurité sociale comme numéros d'identification d'employé; Cela ouvre la voie à la responsabilité en matière de vol d’identité.
