Les entreprises, les entrepreneurs individuels et les organisations à but non lucratif élaborent des déclarations de politique exprimant les lignes directrices régissant l'exécution et la participation à leurs services. Ces politiques établissent des protocoles et définissent des paramètres auxquels doivent adhérer tous ceux qui concluent un contrat avec un site ou se rendent sur un site. L'élaboration de ces règles commence par la contribution de toutes les entités organisationnelles, en plus d'établir une corrélation directe avec les objectifs de l'entreprise. Pour les rédacteurs de politiques, la recherche, la préparation et les décisions concernant les formats et la distribution dominent l'essentiel du processus de rédaction du protocole.
Préparez-vous à écrire. Rassemblez le matériel de prise de notes, sécurisez un ordinateur désigné ou un traitement de texte et choisissez un espace pour effectuer le gros de l'écriture. En outre, choisissez la langue principale de la stratégie ou du protocole tout en tenant compte du style de formulation et des types de police du document de stratégie.
Organisez une réunion avec le personnel clé pour obtenir des informations sur la création d'une nouvelle politique ou d'un nouveau document. Par exemple, les paramètres de stratégie de sécurité physique requièrent à la fois un représentant des ressources humaines et du personnel de sécurité pour donner leur avis sur les exigences de la stratégie. Prenez des minutes de réunion pour créer des stratégies ou des protocoles à partir des informations collectées.
Évaluez la mission de l'entreprise ou du service. Utilisez le langage et l'application de la mission de l'entreprise comme guide pour le ton général de la politique ou du protocole. Par exemple, la répétition de mesures de planification et de compte rendu minutieuses revêt une importance considérable pour les décideurs au sein de la communauté de la sécurité industrielle.
Recherchez le public. Comptez le nombre de clients, d'entrepreneurs ou d'employés qui constituent l'audience principale du document de politique. Identifiez le lieu de travail ou professionnel de ces personnes pour déterminer les besoins en matière d’emplacement et de répartition. En outre, examinez les descriptions de travail des employés et les contrats pour une éventuelle inclusion dans le document de politique.
Passez en revue la disposition physique du lieu de travail ou de l'entreprise. Documentez les dimensions, les voies de circulation existantes et les zones réservées, telles que les toilettes et les salons des employés, à utiliser dans la création d'une partie du document de protocole relative à l'environnement et à la sécurité. Contactez des organismes externes, tels que le service d'incendie local ou l'organisation de sécurité au travail, pour déterminer les exigences telles que les limites de capacité maximale et les dispositifs de sécurité incendie obligatoires.
Passez en revue les documents d'entreprise existants. Rassemblez toutes les lettres de politique d'entreprise, les manuels de protocole antérieurs et les documents relatifs aux services existants pour la construction d'un nouveau document de politique et de procédure. Identifiez les informations obsolètes et mettez à jour les données essentielles au besoin. Pour les formulaires nécessitant des signatures officielles, recherchez le signataire original ou un remplaçant ou substitut approprié. Éliminer correctement les données obsolètes qui peuvent encore contenir des informations sensibles.
Rechercher la sécurité et l'utilisation des produits. Les distributeurs, détaillants ou fabricants de produits doivent rechercher le bon usage et les mesures de sécurité d'un produit vendu ou fabriqué. Ajoutez ces informations à la section Procédures des manuels de politique des services tout en présentant des données de sécurité et d'urgence. Ajoutez des données de manipulation et d’élimination sûres pour les articles existants ou contenant des matières dangereuses.
Créer plusieurs formats. Les versions de livre et électroniques de la politique ou du protocole sont pratiques pour le public du document. Les documents de politique électroniques permettent aux lecteurs de consulter facilement la politique à partir de plusieurs emplacements. De plus, le format livre ou copie papier fournit une version physique pour une révision rapide si nécessaire.
