Lorsque vous informez un employé, un fournisseur ou un preneur d'assurance que son contrat n'est pas renouvelé, vous devez envoyer une lettre de non-renouvellement. Écrire cette lettre avec tact et professionnalisme peut faciliter la séparation à l'amiable, sans oublier de gagner du temps et de causer des chagrins d'amour. C'est une manœuvre quelque peu délicate. la lettre de non-renouvellement doit être équilibrée entre une position bien définie et une sensibilité aux émotions du destinataire.
Énoncez clairement votre intention
Indiquez clairement votre but. L'ambiguïté peut ouvrir la porte à la confusion plus tard. Après avoir indiqué le nom de l'entreprise ou de l'organisation en question, expliquez que le lecteur n'est pas renouvelé. Pour les questions plus délicates, telles qu'un poste de travail, la lettre doit suivre un appel téléphonique ou une réunion personnelle expliquant brièvement les raisons du non-renouvellement.
Exemple:
Vous recevez cette lettre parce que vous nous fournissez actuellement un service de café mensuel pour notre bureau que nous devons annuler dès le mois prochain.
Fournir la trame de fond
Donnez une raison honnête pour le non-renouvellement. Votre destinataire mérite une explication valable de la décision. Dans de nombreux cas, la raison peut être aussi simple qu'un changement de politique, des coupes budgétaires ou la résiliation régulière d'un poste. Si la décision était basée sur une performance médiocre, dites-le avec un exemple. Évitez les cats ou les déclarations trop accusatrices; au lieu de cela, restez calme et professionnel. Assurez-vous de disposer de rapports d'incident spécifiques à l'appui de toute déclaration d'acte répréhensible ou de mauvaise performance si la décision venait à être remise en question.
Exemple:
Vous n'êtes pas renouvelé à cause de votre performance dans la capacité de travail, notamment en termes de ponctualité et d'engagement au travail.
Discuter des options disponibles
Expliquez les options disponibles pour le destinataire. Pour un changement de politique, donnez des alternatives et une date de résiliation spécifique. Dans un lieu de travail ou un contrat de fournisseur non renouvelé, il est essentiel non seulement d'indiquer un délai, mais également des instructions relatives au temps de congé restant et aux responsabilités. Si vous le souhaitez, vous avez également la possibilité d'informer le destinataire du processus permettant de faire appel du non-renouvellement. Fournissez les coordonnées de la personne responsable de ce processus ou un lien vers le site Web approprié pour plus d'informations.
Exemple:
Veuillez noter que votre service chez nous prendra fin le 1 er février. Bien que nous n’ayons pas besoin de vos services à l’heure actuelle, il est possible que notre budget augmente, nous vous prions donc de vérifier avec nous plus tard dans l’année, car nous réévaluons notre Besoins.
La politesse compte
Soyez courtois. Dans de nombreux cas, un non-renouvellement est une surprise pour le destinataire. Il peut être difficile de lire une lettre, car elle représente souvent un changement majeur dans la vie ou les revenus. Remerciez les employés, les titulaires de police ou les fournisseurs de leur temps et de leurs contributions à l’entreprise et, le cas échéant, leur souhaitons bonne chance dans leurs projets futurs. Cependant, ne faites pas allusion à des doutes ou des doutes quant à la décision, car cela pourrait suggérer au destinataire qu’il devrait contester la décision, ou même la porter devant un tribunal.
Exemple:
Merci pour la précieuse contribution que vous avez apportée à notre entreprise. Nous vous souhaitons bonne chance pour vos projets futurs.
Le bon format
Signez la lettre avec votre nom et votre position. Indiquez votre titre et vos coordonnées pour que le destinataire comprenne votre autorité dans la décision et puisse vous contacter. Si vous signalez simplement un changement de stratégie, ajoutez que le non-renouvellement est conforme à cette stratégie et attachez-le à titre de référence.
Assurez-vous de lire les petits caractères
Si vous avez un contrat écrit avec la personne ou le service que vous choisissez de ne pas renouveler, veillez à lire les petits caractères. Il peut y avoir des détails sur comment et quand vous pouvez résilier le contrat que vous devez suivre afin de ne pas vous retrouver en rupture de contrat. S'il s'agit d'un contrat à renouvellement automatique, comme celui d'un service mensuel, rédigez votre demande de résiliation par écrit et envoyez-la au service approprié. Assurez-vous d'inclure la date à laquelle vous souhaitez mettre fin au service. C'est à vous de décider si vous souhaitez inclure la raison. Si vous n'annulez pas avant la période de renouvellement, vous risquez de vous faire payer des frais de résiliation. Par conséquent, notez toutes les dates limites d'annulation lorsque vous concluez un contrat renouvelant automatiquement.
