Lorsque vient le temps de renouveler un contrat avec un client ou un fournisseur, vous devez d’abord effectuer des recherches. Parcourez votre contrat initial et notez tout ce qui doit être modifié ou est devenu obsolète. Vous voudrez peut-être réinitialiser les conditions du contrat d'origine ou mettre à jour les prix et autres détails importants. Ensuite, si vous souhaitez toujours renouveler, il est temps d'écrire une lettre officielle pour le renouvellement du contrat.
Quoi réviser
Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous parcourez le contrat initial:
- Durée et renouvellement: Quelle était la durée du contrat initial? Le timing a-t-il fonctionné pour votre entreprise ou préférez-vous un contrat plus long ou plus court cette fois-ci?
- Objectifs / Livrables: Les objectifs ont-ils été atteints dans le contrat initial? Supposons qu'il s'agit d'un fournisseur qui était censé livrer du café à vos bureaux toutes les semaines. Le montant correct a-t-il été livré à temps chaque semaine?
- Prix: Le prix du café a augmenté depuis la rédaction du contrat initial. Parce que vous êtes un client fiable, envisagez de demander le même prix ou une réduction. L’établissement d’une relation contractuelle avec un fournisseur présente notamment l’avantage de pouvoir bénéficier de taux réduits.
- Autres vendeurs possibles: S'il est temps de renouveler un contrat, vous avez la possibilité de rechercher et de comparer les tarifs d'autres fournisseurs. Vous êtes peut-être satisfait de votre fournisseur, mais si vous trouvez des taux plus bas ailleurs, vous pourrez en changer. Vous pouvez également augmenter les prix des autres fournisseurs avec ceux de votre fournisseur actuel et ces derniers peuvent décider de baisser les prix.
Lettre de renouvellement de contrat
Une lettre de renouvellement de contrat peut être courte et concise. Ce n'est pas le contrat lui-même, qui est plus long et nécessitera plus de réflexion. C'est simplement la lettre demandant à renouveler. L'objectif est donc simplement d'ouvrir une ligne de communication. Disposez-le comme une lettre d'affaires.
Votre nom et adresse Rendez-vous amoureux Nom et adresse du vendeur
Cher x:
Indiquez la date à laquelle votre contrat a été signé et indiquez quand il se terminera: Notre contrat de livraison de café dans les succursales X, signé le 15 avril 2017, doit expirer le 15 avril prochain.
Demander à renouveler et demander de nouvelles conditions: Nous sommes intéressés par le renouvellement de ce contrat mais nous avons quelques demandes. Nous aimerions prolonger la durée du contrat à deux ans. En raison de cette extension et de notre engagement continu envers votre entreprise, nous demandons un rabais sur le paiement mensuel.
Demander une réunion ou un appel téléphonique: Afin de passer en revue les nouveaux termes proposés, j'aimerais siéger ensemble la semaine prochaine, si possible. Réglons les détails puis faisons signer un nouveau contrat. Nous sommes impatients de faire affaire avec vous.
Cordialement,
X
Toujours examiner avant de renouveler
Le renouvellement des contrats est une partie importante de la gestion d’une entreprise prospère. Il est tentant de simplement renouveler les contrats chaque année si les choses se sont bien déroulées, mais il est toujours bon d'examiner attentivement les conditions et de les améliorer. Vous pouvez avoir l’impression que vous n’avez pas le temps de le faire avec chaque contrat, mais le temps que vous prenez pour revoir vos conditions avec chaque fournisseur sera rentable à long terme.
