Gérer une petite entreprise ne se limite pas à votre vision et à votre mission. Comprendre le coût réel de votre main-d'œuvre est essentiel pour atteindre vos objectifs et développer votre entreprise sur le long terme. Sans employés acharnés, votre entreprise n'arriverait pas là où elle va. Calculez donc avec précision le coût de leur utilisation pour assurer la stabilité de l'emploi à long terme et la croissance continue de l'entreprise. Cela implique plus que la simple connaissance des salaires de vos employés. Obtenez une lecture précise de la charge de travail globale que votre entreprise paie pour soutenir chacun des membres essentiels de votre équipe.
Qu'est-ce qu'un taux de charge?
Le taux de charge de travail inclut tous les coûts associés à votre employé, pas seulement le coût du salaire réel. De nombreux propriétaires de petites entreprises sous-estiment le coût de maintien d'un employé sur leur liste de paye et finissent par subir des pertes plus importantes que prévu. Avant d’envisager d’embaucher vos premiers employés ou de nouveaux employés, calculez le taux de travail complet, y compris les coûts tels que les avantages, les taxes payées par l’employeur, les congés payés et les frais généraux.
Par exemple, le salaire de départ d'un collaborateur dans votre boutique peut atteindre 30 000 dollars par an, mais ce serait une erreur de conclure que cela représente le coût de son emploi. Après les avantages, les taxes, les congés payés et les frais généraux, vous pouvez engager 20 000 USD de dépenses supplémentaires avec cet employé chaque année. Les coûts supplémentaires pourraient ressembler à ceci:
- Coûts de santé: 9 800 $
- Congé payé: 2 500 $
- Perfectionnement professionnel: 2 400 $
- Charges sociales: 2 300 $
- Frais généraux: 3 000 $
Lorsque ces dépenses sont additionnées, le total de 20 000 $ est considéré comme le taux de charge de travail. Pour calculer le pourcentage exact de ce fardeau, divisez vos dépenses supplémentaires par le salaire annuel de l'employé. 20 000 $ / 30 000 $ = 0,67 ou un taux de fardeau de 67% pour cet employé.
Combien coûte un employé à l'heure?
Le coût horaire d'une employée est supérieur à son salaire horaire. Comme indiqué ci-dessus, un employé qui coûte 20 000 dollars par an à une entreprise, en plus d'un salaire de 30 000 dollars, coûte en réalité 50 000 dollars par an et affiche un taux de charge de 67%. Si vous calculez le taux horaire de cette employée en divisant son salaire annuel de 30 000 USD par 2 080 heures de travail possibles par an, il semble que le coût pour employer cette personne ne représente que 14,42 USD par heure. Cependant, lorsque vous prenez en compte le taux de charge et divisez les 50 000 $ par 2 080 heures, la dépense horaire réelle de cet employé est de 24,04 $. Lorsque vous êtes une petite entreprise et que vous essayez de rester à flot et d'augmenter vos marges bénéficiaires, une différence de 10 $ par heure est une énorme affaire. En calculant le coût horaire total de la main-d'œuvre par employé, vous évitez d'embaucher plus d'employés que votre entreprise ne peut se permettre, de sorte que vous puissiez rester un employeur fiable pour les personnes que vous avez déjà parmi votre personnel.
Comment calculer les frais généraux des employés?
Bien que la compréhension du coût des avantages et des taxes par employé puisse être assez simple, le calcul des frais généraux par employé peut être un peu plus compliqué. Les frais généraux par employé comprennent des éléments tels que les coûts de construction, l’entretien, les taxes foncières, les services publics, le matériel de bureau, les fournitures de bureau et les assurances. Une fois que vous avez calculé le total global de votre entreprise, vous le divisez par le nombre d'employés parmi le personnel. Voir cet exemple pour une entreprise de 43 personnes:
- Coûts de construction: 24 000 $
- Entretien: 10 000 $
- Taxes foncières: 3 500 $
- Services publics: 8 500 $
- Matériel de bureau: 7 000 $
- Fournitures de bureau: 4 500 $
- Assurance: 100 000 $
- Total: 157 500 $
- Total par employé: 3 663 $
Gardez à l'esprit que ce nombre variera selon le secteur et l'entreprise. Certains secteurs exigeront des équipements de sécurité pour tous les employés, des uniformes, des laboratoires spéciaux, des salles d’opération, des centres de fabrication, etc. D'autres entreprises peuvent éliminer complètement des catégories telles que les coûts de construction, les taxes foncières et l'entretien, en particulier les sociétés de cyber qui n'exigent pas de centraux. Les frais généraux des employés incluent tous les coûts qui ne varient pas d’un employé à l’autre et qui sont nécessaires pour employer votre main-d’œuvre.
Calculer votre taux de charge de travail avec précision
Beaucoup de petites entreprises font leur propre comptabilité à leurs débuts. La précision est importante dans tous les aspects de la comptabilité et en particulier lors du calcul des coûts de maintenance de vos effectifs. Si vous calculez mal ces chiffres, vous risquez de devoir licencier des employés ou de manquer des revenus nécessaires à la croissance de votre entreprise. Pour arriver à un coût de main-d'œuvre précis, vous devez disposer de données précises sur le montant que vous payez à chaque employé, le nombre d'heures travaillées par période, les charges fiscales, les assurances et les frais généraux. En supposant que votre entreprise conserve des registres précis pour chacune de ces catégories, plusieurs calculateurs en ligne gratuits sont disponibles.
Même si des calculatrices en ligne sont disponibles pour vous aider à déterminer le taux de charge de travail de vos employés, elles peuvent ne pas être tout à fait exactes. Votre entreprise spécifique peut avoir des dépenses uniques pouvant faire partie des frais généraux, de l’assurance ou des taxes. Si vous ne tenez pas compte de ces chiffres, vous risquez de vous faire une idée inexacte de ce qu'il en coûte réellement d'employer votre équipage. Pensez à consulter un comptable qui peut consulter vos livres, identifier vos angles morts et vous aider à vous assurer que toutes les dépenses pertinentes sont incluses dans vos calculs. Dans le cadre de la croissance d’une petite entreprise, la relation avec un comptable expérimenté est bénéfique non seulement pour calculer les coûts de main-d’œuvre, mais également pour les impôts, pour projeter les bénéfices et pour garder le contrôle de la trésorerie.
Réduire le taux de charge de travail
Bien que vous ayez l’impression que vous n’ayez pas d’autre choix que de payer un taux élevé de charge de travail pour vos employés, il existe des moyens de réduire les coûts lorsque votre résultat net en dépend. Réduire le taux de charge de travail pourrait vous permettre de conserver une main-d'œuvre plus nombreuse ou de ne pas licencier de précieux membres de votre équipe. Réduire les frais généraux est un moyen de réduire le taux de charge de travail. Si des membres de votre équipe travaillent à partir d'un ordinateur, pourraient-ils travailler de manière aussi productive à la maison qu'au bureau? Envisagez de proposer aux employés la possibilité de travailler à distance, puis de réduire la taille de votre bureau. Non seulement cela réduit les coûts pour vous, mais cela les réduit également en termes de transport, de restauration et de garde-robe professionnelle.
Vous pouvez également évaluer les augmentations de salaire, réduire les taux de roulement, convertir les employés à temps plein en une semaine de travail de quatre jours ou employer certaines personnes en tant que sous-traitants indépendants plutôt que salariés. En ce qui concerne les entrepreneurs indépendants, votre entreprise pourrait probablement se permettre de payer un taux plus élevé à la pièce à un entrepreneur indépendant tout en maintenant une charge de travail moins lourde, car ils sont responsables du paiement de leurs propres taxes et avantages. Cela signifie que vous ne payez pas pour leur assurance maladie, les taxes de sécurité sociale et les jours de congé. Pour ceux que vous maintenez en tant qu'employés salariés sur la liste de paie, envisagez de limiter les dépenses pour des choses comme les déplacements, les repas ou les véhicules de l'entreprise.
Quand un coût plus élevé de la charge de travail en vaut la peine
Parfois, un coût de main-d'œuvre plus élevé vaut le coût. Par exemple, vous pourriez avoir un expert en masse salariale en demande dans votre domaine. Elle sait très bien que vous ne pouvez obtenir nulle part ailleurs et si votre concurrent l’employait à sa place, votre entreprise perdrait son avantage. Dans ce cas, maintenir un salaire et des avantages sociaux généreux en vaut la peine, car cela augmente votre résultat net. Même si cela vaut la peine de payer plus pour l'excellence, efforcez-vous que vos employés les plus forts enseignent et forment les autres membres de votre effectif afin que le niveau de performance de chacun soit élevé. Cela augmente les performances de votre équipe et vos marges de profit et vous rend moins obligé de supporter un coût de la main-d'œuvre disproportionné pour garder les employés sur la liste de paie.
