Oui, vous avez appris à le faire au primaire - ou l’avez-vous fait? Dans le monde réel, il existe des préfixes aux noms à prendre en compte, des numéros de noms de sociétés et d’autres sociétés uniquement connues par des acronymes de leurs anciens noms. Soudain, le classement alphabétique devient un peu plus compliqué. Afin de ne pas "perdre" un fichier qui se trouve quelque part mais pas là où vous l'aviez pensé, vous avez besoin d'un système. Si vous partagez ces fichiers avec d'autres personnes, le système doit être simple et facilement communiqué. Le classement est fait par les unités. La première unité est généralement le nom de famille d'une personne. Si deux personnes partagent le même nom de famille, vous passez à la deuxième unité, qui correspond à leurs prénoms. S'ils partagent les deux, vous passez à la troisième unité, telle qu'un prénom ou une initiale.
Transposez les noms des personnes lors du classement en utilisant le système suivant: nom de famille, prénom ou initiale, initiale ou prénom. Par exemple, John Q. Public serait classé comme "Public, John Q."
Ajoutez des préfixes aux noms de famille au nom de famille pour former un mot et un fichier par ordre alphabétique. Par exemple, John Q. De Public serait classé comme "DePublic, John Q."
Fichier un nom déroutant comme il est écrit lorsque vous ne pouvez pas distinguer le nom ou le prénom. Par exemple, Jon Q. John serait classé comme "John, Jon Q."
Combinez les noms composés et les noms composés pour former une unité et classez-les de manière appropriée. Par exemple, John Q. Doe-Public serait classé comme "Doe-Public, John Q."
Les titres de fichiers qui font partie intégrante d'un nom et en l'absence d'un nom de famille en tant que première unité. Par exemple, Saint John Q. serait classé comme "Saint, John Q."
Nom de fichier complet avec les titres avec le titre comme dernière unité. Ainsi, le père John Q. Public serait classé comme "Public, John Q., père".
Fichier d'autres titres et annexes de nom tels que Sr., Jr., Mme ou Ph.D. comme la dernière unité. Par exemple, John Q. Public, Jr. serait classé comme "Public, John Q. Jr."
Classer les noms de société commençant par un titre tel qu’écrit. Par exemple, “Dr. Pepper Bottling Company "doit d'abord être classée comme" Docteur ", puis par" Pepper ", etc.
Classez toutes les abréviations dans les noms comme si elles avaient été épelées. Les exemples incluent "Saint" pour St., "Fort" pour Ft. et "Fabrication" pour Mfg.
Classer une entreprise telle que écrite, à deux exceptions près: si le nom est celui d'une personne, classer par nom de famille en premier ou si le nom de la société est si connu que suivre la règle causerait de la confusion. Ainsi, la société publique John Q. serait classée comme "publique, société John Q.". Cependant, Marshall Fields Company serait classée sous le nom "Marshall, Fields, Company".
Enregistrez un nom d’entreprise composé de deux ou plusieurs noms de famille tels qu’écrits, chaque nom étant considéré comme une unité distincte. Ainsi, les affaires "Public, Doe & Jones" seraient classées comme "Public", puis "Doe", et enfin comme "Jones".
Fichier un nom de société formé au début par des lettres, avec chaque lettre comme une unité différente. Par exemple, "WOW Fun" serait classé dans l'ordre "W", puis "O" et ensuite "W." "Fun" serait la dernière unité.
Déposez toute société avec des apostrophes possessives ou plurielles comme si elles étaient absentes. Par exemple, "Club des hommes" serait classé sous "Hommes" puis "Club".
Ne tenez pas compte des articles, des conjonctions et des prépositions lors du dépôt, à moins que l'article, la conjonction ou la préposition ne fasse intrinsèquement partie du nom. Par exemple, la fin d'une longue journée serait classée comme "Fin", "longue" et par jour. "Les cardinaux de Stanford seraient toutefois classés comme" Le "," "Stanford" et enfin "Cardinaux". Une autre exception est Quand la préposition commence par un nom, la chanson "Under the Boardwalk" sera classée en premier sous "Under", puis sous "Boardwalk".
Classer les noms numériques comme s'ils étaient épelés et donner leur valeur numérique aux nombres de plus de deux chiffres. Par exemple, "The 900 Club" serait classé en premier sous "Nine", puis sous "Hundred" et enfin sous "Club".
Conseils
-
Si l'emplacement d'un fichier est quelque peu déroutant - comme dans la situation des deux prénoms - chargez un fichier factice ou une feuille de papier colorée en faisant un renvoi à l'autre option.
Attention
À moins que vous souhaitiez passer une heure environ à la recherche d'un fichier mal classé, remettez vos fichiers correctement. Tout système de classement est inutile s'il n'est pas utilisé systématiquement.
