Le classement par numéro de terminal regroupe les derniers chiffres d'un numéro d'identification à utiliser comme identifiant principal pour le classement. Un numéro de sécurité sociale se terminant par 0000 aurait les quatre derniers chiffres utilisés pour classer l'enregistrement individuel dans le système, et les deux groupes de chiffres restants seraient les sous-groupes de moins de 0000.
Organisation
Les groupes de numéros sont enregistrés dans le fichier dans l'ordre inverse, de sorte qu'un numéro d'identification de 555-44-3333 aurait 3333 comme groupe principal, 44 et 555 permettant ensuite de déterminer l'emplacement du fichier dans la catégorie 3333. Les fichiers sont classés par ordre numérique croissant. Les organisations utilisaient généralement des étiquettes à code de couleur sur les fichiers de chiffres du terminal pour une identification facile.
Avantages
Les nouveaux fichiers de chiffres de terminal ne sont pas automatiquement regroupés au même emplacement physique, ce qui évite les encombrements dans la salle des fichiers. Étant donné que la seule information contenue dans un fichier de chiffres de terminal est numérique, le système offre plus de confidentialité que d'indiquer un nom à la jaquette.
Utilisateurs
Le classement par numéro de terminal fonctionne bien dans les organisations qui doivent traiter des dizaines de milliers d'enregistrements ou plus. Bien que le classement par numéro de terminal soit le plus souvent associé aux organismes de soins de santé et d’assurance, il est également souvent utilisé par les agences gouvernementales et les institutions financières.
