Les règlements administratifs régissent et contrôlent le fonctionnement et la gouvernance d'une organisation. Les règlements administratifs devraient être utiles à l’organisation, en prévoyant des procédures pour les questions de gouvernance telles que la sélection des officiels, la destitution des membres du conseil d’administration, la création de comités et les responsabilités des membres, par exemple. Pour que les règlements soient efficaces, un langage simple et clair est crucial et les sujets de discussion doivent être limités et concis. Le fait d'avoir des règlements administratifs compliqués que les membres ne comprennent pas compromet leur objectif et constitue une perte de temps pour tout le monde. En outre, les règlements - une fois établis - constituent un document juridique assorti de sanctions en cas de violation.
Passez en revue les règlements d’autres organisations et identifiez ce que vous aimez ou n’aimez pas avec chaque document. Sélectionnez les meilleures parties des exemples de règlements et utilisez-les comme modèle ou structure pour commencer à créer vos propres règlements.
Formez un petit comité composé de membres généraux et de membres du conseil d’administration et demandez au comité d’examiner le document au stade de la rédaction. Le but est d'identifier les problèmes, les autres sujets à couvrir et les détails des procédures convenues afin que vous ne perdiez pas de temps à écrire quelque chose qui ne sera jamais approuvé.
Créez une section pour établir le nom de l'organisation et ses objectifs, son but et sa mission. Vous pouvez spécifiquement inclure l'énoncé de mission de la société dans cette section - ou vous pouvez simplement vous y référer - mais dans tous les cas, la description de l'objectif et des opérations doit être directement liée à la mission.
Ajouter des sections pour spécifier la structure organisationnelle, y compris le rôle des membres et les responsabilités des membres, les cotisations; la composition du conseil exécutif et les procédures d'élection, la formation de comités spéciaux, la durée des mandats des membres du conseil et les procédures d'élimination des membres.
Inclure des dispositions pour la prise de décision organisationnelle, y compris le responsable des modifications apportées aux statuts et leur mode de décision, la fréquence des réunions, les procédures de vote et le nombre de votes requis pour atteindre le quorum.
Effectuer un dernier examen des règlements administratifs par tous les membres et les réviser en conséquence. Une fois que la version finale est terminée, les membres ou le conseil - selon votre procédure - doivent voter pour accepter les règlements. Terminez les règlements en ajoutant la date à laquelle le vote a été confirmé.
Passez régulièrement en revue et révisez vos règlements. Certaines organisations précisent même dans les règlements eux-mêmes la fréquence à laquelle le document doit être revu.
Conseils
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Demandez à quelqu'un qui n'est pas affilié à l'organisation de lire vos règlements. Corrigez et révisez tout élément qui ne peut être compris du point de vue d'un profane.
Attention
Évitez le jargon et épelez les acronymes pour éviter toute confusion et assurez-vous que vos documents sont juridiquement valables.
