Avant de jouer à un jeu, vous devez lire les règles qui régissent votre vie. Avant de démarrer une entreprise, vous créez les règles sous lesquelles vous allez opérer. Celles-ci sont appelées règlements et chaque entité organisée - qu’elles soient commerciales ou non lucratives - les possède. Les règlements sont importants pour maintenir l'ordre lorsque les choses vont mal. Il est essentiel de rédiger de bons règlements, que vous dirigiez une petite ou une très grande entreprise.
Déterminez dans quel État vous souhaitez établir officiellement votre petite entreprise; il ne s’agit pas nécessairement de l’État dans lequel vous exercerez la majeure partie de vos affaires. Obtenez les formulaires dont vous aurez besoin pour organiser légalement votre entité. Certains États exigeront des statuts. (Ceux-ci sont différents des règlements et ne sont pas traités ici.) Vérifiez auprès du département d’État de l’État concerné pour déterminer si vous devez déposer vos règlements avec cet État.
Énumérez les droits et les responsabilités des actionnaires dans le premier article. (Le terme "article" désigne une partie spécifique du règlement, souvent plusieurs sections numérotées traitant d'un point particulier de l'article.) Cela comprend le lieu où les assemblées d'actionnaires ont lieu; quand se tient la réunion annuelle; et comment les réunions spéciales ou extraordinaires peuvent être convoquées et comment l'avis de convocation aux réunions extraordinaires ou extraordinaires sera donné. Vous voudrez peut-être établir des directives pour déterminer la date d’enregistrement d’un actionnaire. Enfin, vous devez définir ce qui établit le quorum d'une réunion. qui préside la réunion; comment se déroule le vote (y compris les procurations); et comment la réunion est levée.
Aborder les questions concernant le conseil d’administration dans le deuxième article. Ceux-ci incluent le nombre d’administrateurs (y compris tout minimum ou maximum), leur mandat et les conditions d’éligibilité; une disposition sur la manière de traiter les postes vacants au sein du conseil; des instructions sur la manière d’augmenter ou de réduire le nombre d’administrateurs; le lieu où les administrateurs se réuniront, la fréquence des réunions ordinaires et les modalités de convocation de réunions extraordinaires (avec notification); la définition du quorum; si vous avez des comités permanents ou ad hoc; comment des actions informelles peuvent être entreprises; et comment l'entreprise rémunérera les administrateurs.
Définissez les paramètres pertinents pour les officiers dans le prochain article. Celles-ci comprennent une délimitation des postes de direction, des critères d’éligibilité, de la durée de leur mandat, de leurs pouvoirs et de leurs fonctions.
Aborder, dans un nouvel article, toutes les questions relatives au capital social, y compris, mais sans s'y limiter, les certificats d’actions, le transfert d’actions, les registres des stocks et la manière de traiter les certificats perdus, volés ou détruits.
Fournissez des instructions concernant un sceau corporatif approprié dans le prochain article.
Définissez l’exercice de la société dans l’article suivant.
Consacrez un ou plusieurs articles, le cas échéant, à des circonstances particulières propres à votre entreprise.
Fournir des instructions sur la façon de modifier les règlements dans le dernier article.
Contactez votre conseiller juridique et demandez à votre avocat de réviser les règlements avant leur adoption formelle.
Conseils
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Les étapes ci-dessus vous montrent ce dont vous avez besoin pour rédiger un ensemble complet de règlements pour une petite entreprise. Bien que vous puissiez les écrire vous-même, vous devez contacter le conseil juridique approprié et lui demander de réviser ce que vous écrivez, en particulier si vous vous attendez à ce que votre entreprise se développe et compte de nombreux propriétaires. Demander à un avocat de prouver que la version finale de vos règlements aidera à prévenir d'éventuels problèmes. La structure des articles ci-dessus n’est qu’une suggestion. Jetez un oeil à d'autres règlements; il n’ya aucune raison de réinventer la roue. Utilisez vos règlements comme une occasion de refléter la nature de votre entreprise. Utilisez un langage facile à comprendre. En cas de doute, demandez à une tierce partie non avertie de réviser votre formulation pour vous assurer qu'il la comprend comme vous le souhaitez.
Attention
Les règlements et les statuts constitutifs sont deux formes différentes. Les sociétés à responsabilité limitée n'ont généralement pas de règlement, car elles ont des accords d'exploitation qui remplissent une fonction très similaire. Évitez de copier simplement les règlements d’une autre entreprise, même si elle se trouve dans le même secteur. Essayez de ne pas rendre les règlements plus complexes qu’ils ne le devraient mais ne coupez pas les coins.
