Un protocole de transfert est utilisé dans de nombreuses industries comme document officiel pour suivre les mouvements de personnes et de choses. Ce mémorandum comporte des éléments indispensables que chaque industrie partage. Cependant, le document est réaménagé pour s’adapter à la société qui l’utilise.
Composants
Un mémorandum de transfert a toujours un en-tête de la société à l'origine de la demande de transfert. La note liste également l’autre partie impliquée dans le transfert. Le reste du document est rempli avec des descriptions des éléments transférés ou des informations sur la personne qui demande le transfert. À des fins d’assurance, les mémos de transfert d’élément disposent également d’un espace pour l’évaluation des éléments transférés.
Les usages
Les bibliothèques utilisent le protocole de transfert pour envoyer et recevoir des livres de leur collection via des programmes de prêt entre bibliothèques. Les hôpitaux les utilisent pour consigner le transfert des patients d’un établissement à un autre. Même les gouvernements utilisent ce mémo pour transférer des documents et du matériel. La note crée une preuve sur papier du transfert et peut être utile ultérieurement si les objets sont perdus ou si des personnes sont blessées.
Distinctions
La plus grande différence entre les mémorandums de transfert pour les personnes et les éléments est la quantité d'informations requises sur chacun. Les hôpitaux et les universités ont besoin de pages d'informations contenant les antécédents médicaux ou universitaires de la personne. Les notes de service contiennent des descriptions, des évaluations et très peu d'informations supplémentaires. Les mémos de transfert de personnes ont également de longues explications sur la raison pour laquelle le transfert est nécessaire. Les patients transférés ont plus d'informations ici que les étudiants.
Considérations
Dans les cas où ils sont utilisés, la note de transfert est un document obligatoire qui doit être préparé sur un papier particulièrement formaté. Ils sont souvent accompagnés des autres documents requis qui doivent être remplis avant le transfert. Ils comprennent les certificats d'authentification, les documents douaniers, les transcriptions et les dossiers médicaux. Si vous ne complétez pas le mémo en temps voulu, le transfert échouera.
