Rencontre importante? Collecte de sang à venir? Il peut y avoir de nombreuses raisons pour envoyer un mémo commercial convaincant. Toute note de service distribuée doit être bien écrite car elle vous représente, vous et votre département. Et, bien sûr, vous voulez persuader les gens d’y assister, de vous inscrire, de donner ou de faire ce que vous leur demandez. Suivre quelques directives lors de la rédaction de mémos convaincants peut vous aider à obtenir les résultats souhaités.
Identifiez votre public
Comprendre le lecteur ou le public cible. Une note adressée à votre équipe aura probablement un ton différent d'une note adressée au conseil d'administration. Bien que de nature toujours professionnelle, certains mémos doivent être plus formels dans le discours. D'autres facteurs, tels que l'âge, le sexe et le niveau d'éducation, peuvent également jouer un rôle dans la rédaction d'un mémo convaincant.
Déclarez votre thème
Cela peut sembler stupide, car vous pensez bien sûr de quoi votre mémo sera consacré. Cependant, écrire un thème clair pour votre lettre vous aide à vous concentrer sur ce que vous voulez exactement. Le dire succinctement vous aide à aller droit au but sans trop de commentaires supplémentaires. Déclarer le thème est juste pour votre référence lorsque vous écrivez. Vous n'annoncez pas votre thème aux lecteurs. Par exemple, votre thème pourrait être "Soutenez la collecte de sang mardi prochain".
Décrivez le mémo
Ooh, c'est ce mot détesté de la septième année jusqu'au lycée, "contour". Se détendre. Ceci est juste un informel indiquez qui est le lecteur, ce que vous voulez qu'il fasse et pourquoi il devrait le faire. Personne ne le verra sauf toi. aucun grammairien ne sera suspendu par-dessus votre épaule ou y portera un stylo rouge car vous n'avez pas toujours le point B pour accompagner votre point A. Ce plan vous aide simplement à ordonner vos pensées. Votre plan pourrait être juste des points dans l'ordre:
- Soutenez la collecte de sang mardi prochain.
- Les collectes de sang sauvent des vies.
- Tous les types de sang sont nécessaires.
- Prendre rendez-vous.
Ajoutez des notes au plan où les détails ont un sens:
- Soutenez la collecte de sang mardi prochain, le 25 septembre, de 8 heures à midi
- Les collectes de sang sauvent des vies.
- Tous les types de sang sont nécessaires.
- Prenez rendez-vous pour ne pas attendre. Appel ____
Restez court et concentré
Commencez à écrire en utilisant votre plan et vos notes. Rappelez-vous que les mémos sont courts et ciblés. Décrivez succinctement, mais en détail, ce que vous voulez que le lecteur fasse, pourquoi, comment et quand. Énumérer les avantages de prendre des mesures. Amener les gens à accepter ce que vous proposez et à faire ce que vous avez demandé est l’objectif ultime d’un mémo convaincant. Mais pour convaincre les gens que ce que vous proposez est une bonne idée, vous devez donner aux lecteurs les raisons pour lesquelles ils doivent se conformer. Dites aux gens ce qui va être gagné et donnez les principaux avantages de faire ce que vous demandez.
Modifier et réécrire
Vérifiez les fautes de grammaire et d'orthographe. Bien que l'idée derrière le mémo soit importante, les petites choses comptent également. Un mémo sera plus convaincant s’il est bien écrit et exempt d’erreurs de grammaire et de frappe. Les gens d'affaires ont de grandes attentes. Si le mémo est persuasif mais comporte des erreurs notables, ces erreurs réduiront l’impact et l’efficacité du mémo. Après le premier brouillon, mettez-le de côté et revenez-y dans quelques minutes ou quelques heures, en fonction du temps dont vous disposez avant de devoir l'envoyer. Relisez le mémo et apportez les modifications qui pourraient l’améliorer.
Par exemple, si vous pensez que cela pourrait utiliser plus de persuasion, faites une petite recherche pour obtenir des faits convaincants:
- Soutenez la collecte de sang mardi prochain, le 25 septembre, de 8 heures à midi.
- Les collectes de sang sauvent des vies. L'année dernière seulement, ____ pintes de sang ont été utilisées à notre hôpital local en raison des urgences et des transfusions. Tout cela grâce aux donneurs de sang.
- Tous les types de sang sont nécessaires.
- Appelez le ____ pour prendre rendez-vous afin de ne pas avoir à attendre.
Demander des commentaires d'abord
Avant d'envoyer le mémo, obtenez les commentaires des autres. Demandez à quelques personnes dont vous appréciez les opinions de le lire avant de l'envoyer. Demandez-leur s'ils seraient persuadés de prendre des mesures et sinon, pourquoi. Écoutez toutes les suggestions et essayez d’intégrer toutes les idées utiles dans le mémo. Un mémo persuasif prend généralement quelques brouillons avant qu’il soit suffisamment bon pour être distribué.
