Quel que soit le secteur des services, le commerçant est tenu de fournir une liste détaillée et complète des services rendus au moment de l’achèvement d’un travail. Les particuliers, les hommes d’affaires et les femmes d’affaires utilisent un reçu de service pour tenir des registres budgétaires et, dans certains cas, à des fins fiscales. Un client ne devrait jamais avoir à demander un reçu, qui devrait être remis automatiquement une fois les services rendus. Le récépissé doit être aussi simple que possible tout en indiquant le coût des articles et le travail effectué.
Rédigez un brouillon des activités réalisées pendant le processus de vidange d'huile, y compris une brève description de chaque segment du travail, le nombre total d'heures de travail et les fournitures utilisées. Si vous avez des employés effectuant les tâches de service, vous pouvez envisager de leur fournir une liste de contrôle normalisée qu'ils peuvent cocher à chaque fin de tâche.
Transférez la main-d'œuvre, le temps en heures de travail, la quantité d'huile en bouteille et d'autres articles sur une nouvelle page du carnet de réception carbone. Ces livres sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau et de papeterie, ainsi qu’en ligne. Créez deux sections pour le reçu: une pour les frais de main-d'œuvre et d'heure-homme, et une pour les fournitures de vente au détail utilisées lors de la vidange d'huile. Sous la section Main-d'œuvre, fournissez au client une brève description de chaque étape franchie lors de la vidange d'huile, puis entrez le prix total dans la colonne appropriée pour chaque entrée de ligne. Indiquez la quantité et le type d'huile utilisée, le nombre de bouteilles, de filtres et d'autres articles vendus, en les plaçant dans la section des fournitures de vente au détail. Entrez le prix total de toutes les fournitures utilisées dans la colonne appropriée.
Placez le nom de votre entreprise et la date à laquelle les services ont été rendus en haut du reçu, ainsi que votre numéro de téléphone si le client avait des questions à l'avenir.
Calculez et additionnez tous les éléments individuels de la main-d'œuvre et du commerce de détail, puis ajoutez toute taxe de vente, le cas échéant. Ajoutez le montant de la taxe au sous-total, puis entrez le montant total, taxes comprises, dans le bloc «Montant payable» dans le coin inférieur droit du ticket.
Créez une courte note au bas du reçu indiquant le mode de paiement utilisé par le client. Si le client a payé par carte de crédit, il suffit d'écrire "Mode de paiement: Carte de crédit" et les quatre derniers chiffres du numéro de la carte si vous le souhaitez. Si le client a utilisé un chèque, notez "Chèque" et référencez le numéro du chèque.
Attention
Les lois sur le crédit interdisent désormais à une entreprise d'inscrire l'intégralité du numéro de carte de crédit du client sur les reçus. Ne fournissez que les quatre derniers chiffres du numéro de la carte, plutôt que le numéro entier, pour éviter toute ramification légale.
