Lorsque vous entendez un comptable parler de débits et de crédits, il n’est généralement pas question de carte de débit ou de crédit de sa banque. Les débits et les crédits, au sens comptable du terme, signifient quelque chose d'un peu différent. Elles servent à enregistrer les transactions comptables et ces écritures constituent la base de ce qu’on appelle la comptabilité à double entrée.
La comptabilité en partie double a été utilisée pour la première fois dans les années 1400 et un mathématicien italien, Luca Pacioli, a écrit et publié un livre sur le sujet en 1494. Ce livre a été illustré par son ami Léonard de Vinci et décrit le système comptable en abordant des sujets tels que la comptabilité. les revues, le compte de résultat, le bilan, la comptabilité en partie double et de nombreux autres concepts qui constituaient la base des systèmes de comptabilité encore utilisés à ce jour.
Pacioli est considéré par beaucoup comme un «père de la comptabilité», mais son livre était utilisé depuis de nombreuses années avant la publication du livre de Pacioli, bien que personne ne sache comment ni quand le système de comptabilité a été créé.
Qu'est-ce qu'un débit et un crédit?
Le système de comptabilité des transactions commerciales, également appelé comptabilité, repose sur le principe que chaque nouvelle transaction effectuée par une entreprise entraîne deux changements différents dans la situation financière de la société. Les comptables utilisent les débits et les crédits pour enregistrer les transactions sur deux comptes de comptabilité ou plus, en utilisant un ensemble spécifié de règles de débit et de crédit.
En dehors du monde de la comptabilité, le mot crédit a généralement une connotation positive, comme un surcroît de travail pour le crédit ou un crédit pour avoir fait des efforts considérables. Toutefois, pour les comptables, les seuls comptes débit et crédit sont les côtés gauche et droit d’un compte T, qui sont utilisés de la manière suivante.
Lors de la création et de la saisie d'une transaction comptable, vous pouvez utiliser des débits et des crédits pour déterminer la manière dont les dollars entrants et sortants de la société affectent les comptes en question. Vous pouvez les saisir dans un système de comptabilité basé sur logiciel, en entrant les données dans un journal de comptabilité, appelé créer une écriture au journal. Le système de comptabilité serait configuré pour enregistrer ces écritures au journal dans la comptabilité principale de la société, appelée grand livre.
Vous verrez probablement débit et crédit abrégés en dr et cr. Il n’existe pas d’explication unique concernant l’origine de ces abréviations, mais certains pensent qu’elles correspondent à des enregistrements de débit et des antécédents de crédit. D'autres reviennent à la comptabilité historique et disent qu'ils représentent les mots latins debere ad credere.
Un crédit signifie une entrée de transaction faite à droite d'un enregistrement de compte à deux colonnes, tandis qu'un débit signifie une entrée de transaction faite à gauche. Ces enregistrements de compte, appelés «comptes T», portent leur nom car un comptable dessine des formes en T sur papier et place les noms de compte utilisés en haut, tels que «espèces» sur un T et «fournitures de bureau» sur l'autre.
Le côté gauche de chaque compte T est toujours utilisé pour les entrées de débit et le côté droit du T est toujours utilisé pour les entrées de crédit. Les comptes T sont souvent utilisés comme outil de formation de base pour aider les étudiants à comprendre le fonctionnement de la comptabilité en partie double. Les comptes T vous permettent d’écrire sur papier comment chaque côté d’une transaction est enregistré dans les différents comptes du grand livre. Cette méthode ne fonctionne pas pour la comptabilité en entrée simple.
Ces comptes T sont un moyen graphique de représenter un compte dans le grand livre général, qui est le principal enregistrement de stockage pour toutes les transactions comptables d’une entreprise. De nombreux comptables écrivent les écritures comptables sur papier à l'aide de diagrammes de compte T, afin de vérifier une transaction et de s'assurer que les débits et les crédits sont totaux à zéro et de maintenir l'équation comptable équilibrée.
Une transaction comptable complexe peut nécessiter des écritures enregistrées dans plusieurs comptes différents, ce qui nécessite l'utilisation de plusieurs comptes T manuscrits pour la rédaction et la vérification de la transaction.Là encore, il s’agit d’un moyen efficace de vérifier que tous les débits et tous les crédits de la transaction sont bien équilibrés et que la transaction ne contient aucune erreur avant de saisir les écritures dans le grand livre général d’un système comptable.
Pour les travaux de comptabilité quotidiens, un comptable créerait des écritures de journal directement dans un logiciel de comptabilité, plutôt que d’utiliser des comptes T.
Qu'est-ce qu'un solde créditeur?
Un solde créditeur fait référence au solde en dollars d’un compte, mais ce n’est pas aussi simple. Lorsqu'une entreprise configure son grand livre, elle crée un plan comptable. Il s’agit d’une liste de chaque compte utilisé par la société pour enregistrer les transactions financières. Les données de ces comptes sont ensuite transférées dans les états financiers de la société.
Chaque compte a un solde «normal»; autrement dit, il détient généralement un solde débiteur ou créditeur. Par exemple, le compte de vente contient généralement un solde positif, qui correspond à un solde créditeur. Pour augmenter ce compte, vous feriez une entrée de crédit. Si votre compte de vente affichait un solde débiteur ou négatif, cela constituerait un drapeau rouge important à examiner. Certains comptes se comportent de manière opposée et un solde créditeur serait négatif, par exemple une entrée de crédit dans le compte de caisse réduit le solde du compte de caisse.
Tous les comptes, qu’ils soient débiteurs ou créditeurs, adhèrent à un principe appelé l’équation comptable:
Équation comptable: actif = passif + capitaux propres
Cette équation fondamentale sous-tend l’ensemble du système de comptabilité en partie double, et lorsqu’une entrée affecte un compte d’actif, elle doit également affecter le compte de passif ou le compte de capital du propriétaire afin de maintenir l’équation en équilibre. Le système de double entrée débit et crédit est le mécanisme qui permet de maintenir l’équation en équilibre.
Les comptes avec un solde créditeur normal sont augmentés lorsqu'une entrée de crédit a été faite. Les revenus entrant dans l'entreprise, ou les gains, tels que les gains sur la vente d'actifs tels que les équipements d'occasion vendus par l'entreprise, sont des comptes de résultat et sont enregistrés comme une augmentation en utilisant une entrée de crédit. Au bilan, une entrée de crédit augmenterait les comptes de passif et de fonds propres des propriétaires.
Qu'est-ce qu'un solde débiteur?
Les comptes avec un solde débiteur normal incluent des actifs au bilan et des comptes de charges au compte de résultat. Cela signifie qu'une écriture débitrice augmente le solde de ces comptes. Les comptes de dépenses comprennent les salaires, l’intérêt, les fournitures et autres frais de bureau.
Il n’est pas toujours facile de conserver les débits et les crédits, mais vous pouvez penser à débiter un compte de dépenses chaque fois que vous engagez une dépense.
Un solde débiteur est-il positif ou négatif?
La réponse rapide est que cela dépend. Le solde normal d'un compte d'actif est un solde débiteur, ainsi qu'un montant positif. Par exemple, le compte de trésorerie au bilan présente un solde débiteur positif normal si une entreprise a des liquidités à la banque.
D'autre part, lorsque vous considérez les comptes de dépenses dans le compte de résultat, ces comptes ont également un solde débiteur normal, mais représentent plutôt un chiffre négatif ou une somme versée par l'entreprise.
Qu'est-ce que cela signifie de créditer un montant?
Lorsque vous créditez un montant, vous effectuez une entrée dans un compte sous la forme d'un crédit, par opposition à un débit. Si vous créditez un compte de passif, vous augmenterez son solde. Par exemple, si vous créditez 100 € sur les comptes créditeurs parce que vous avez consenti du crédit à un client, vous avez augmenté le solde de votre compte créditeur. Sur le compte de résultat, si vous créditez votre compte de chiffre d'affaires, vous l'avez également augmenté car le solde du compte de vente a un solde créditeur normal, et les entrées de crédit l'augmentent.
Si vous effectuez une entrée de crédit sur un compte avec un solde débiteur normal, qui comprend les comptes d’actif du bilan et les comptes de charges du compte de résultat, cela signifie que vous réduisez le solde du compte. Par exemple, supposons que vous ayez payé 50 USD en espèces pour acheter des fournitures. Vous réduiriez le compte de caisse en effectuant une entrée de crédit car l’argent est un compte de solde débiteur normal.
Quels sont les comptes de contrepartie?
Les comptes de contrepartie sont des comptes du grand livre général qui fonctionnent à l’inverse des comptes de débit et de crédit normaux. Par exemple, un compte d’actif limité a un solde créditeur normal, alors qu’un compte d’actif ordinaire a un solde débiteur normal. Les comptes de contrepartie fonctionnent pour compenser les comptes réguliers et permettent au solde initial de résider dans les registres comptables tout en rendant compte des montants compensés.
Par exemple, le compte client a un compte de contrepartie appelé «provision pour créances douteuses». Le solde du compte client correspond aux factures des clients qui ont été émises mais qui n’ont pas encore été payées. La provision pour créances douteuses représente un montant pour lequel la société pense qu'elle ne verra jamais de paiement. Ce montant représente souvent un faible pourcentage du solde total des comptes clients.
Supposons que le compte débiteur présente un solde débiteur normal de 30 000 $. La provision pour créances douteuses a un solde créditeur normal de 2 000 $. Ces deux comptes se compensent, vous laissant avec des comptes débiteurs nets de 28 000 $. En utilisant ces deux comptes, vous pouvez toujours déclarer les montants des comptes clients initiaux et être en mesure de le montrer compensé par les 2 000 $ que vous savez que vous ne recevrez probablement jamais, ce qui vous donnera le montant qui deviendra en espèces.
D'autres comptes de contrepartie existent et ils ont toujours un partenaire. Par exemple, l’amortissement cumulé est un compte d’actif en contrepartie, lié au compte d’installation d’immobilisations corporelles. Le compte de vente a un compte de produit de contrepartie appelé retours et indemnités.
Utilisation de la balance de vérification
Les comptables établissent un rapport appelé balance de vérification lorsqu'ils utilisent un système de comptabilité en partie double pour vérifier que toutes les entrées ont été effectuées correctement. La balance de vérification répertorie tous les comptes du grand livre de la société et le solde de chaque compte. Lorsque vous utilisez la comptabilité en partie double, vous devez créer une entrée de débit pour compenser chaque entrée de crédit, et inversement. Si vous recevez de l'argent pour la vente de biens, vous augmenterez le compte de vente avec une entrée de crédit et vous augmenterez également votre compte de caisse, en utilisant une entrée de crédit. Tous les débits et crédits doivent se compenser directement.
Lorsque vous examinez un rapport de balance de vérification, toutes les entrées doivent se compenser afin que le rapport présente un solde nul. Si la balance de vérification a un autre total, une saisie incorrecte ou incomplète a été effectuée et doit être corrigée.
Certaines erreurs peuvent ne pas être détectables en examinant une balance de vérification, par exemple, si les débits et les crédits se compensent mais ont été effectués sur de mauvais comptes. Si vous omettez de saisir une transaction, vous ne remarquerez pas cette erreur en consultant une balance de vérification. De plus, si différentes erreurs de débit et de crédit ont été commises et qu’elles se compensent numériquement, elles ne seront pas détectées sur une balance de vérification.
