L'ISO, Organisation internationale de normalisation, applique des directives strictes pour le contrôle des documents relatifs aux opérations commerciales. Toute entreprise qui tente d'obtenir une certification ISO doit démontrer une méthode vérifiable d'utilisation, de mise à jour et de stockage des documents relatifs au contrôle de la configuration de l'entreprise.
Documents contrôlés
Tout document utilisé dans l'application de toute norme ISO doit être contrôlé à l'aide d'un système de gestion de la qualité (SGQ) spécifique à l'entreprise. L'ISO définit un document contrôlé comme répondant à ces critères, quelle que soit la norme appliquée.
Gestion de la qualité
Un document contrôlé peut être stocké sous forme électronique, sur disque, sur papier ou sous forme de photo. Le système de gestion de la qualité assure l’intégrité de chaque document en respectant des règles spécifiques pour son utilisation et son stockage. L’étendue du système de gestion de la qualité de chaque entreprise variera en fonction de la taille de l’entreprise, des compétences du personnel et de la complexité de l’entreprise.
Structure
En règle générale, une norme ISO comporte quatre niveaux de structure de document: politique, procédure, instructions de travail, formulaires et enregistrements. Chaque niveau est conçu pour un domaine spécifique et appliqué à tous les niveaux de l'organisation. Chaque type de document peut être appliqué dans pratiquement toutes les entreprises.
