Pour rédiger une proposition de contrat, vous devez composer un texte convaincant expliquant pourquoi votre entreprise est la mieux adaptée au travail recherché par une agence du secteur public ou au projet de conseil demandé par une entreprise du secteur privé. Étant donné que les propositions du secteur public sont les plus difficiles à rédiger et que leur construction prenne le plus de temps, si vous savez rédiger une proposition de contrat gagnante pour le gouvernement, en rédiger une pour des travaux du secteur privé est un jeu d'enfant.
Comment rédiger une proposition de contrat
L'examen des offres d'emploi recherchées par les rédacteurs de propositions sur tout tableau d'affichage en ligne montre que l'ensemble des compétences que vous utilisez pour élaborer une proposition gagnante est extrêmement précieux. Mais être capable de rédiger des propositions de contrat gagnantes nécessite plus que de bonnes compétences en rédaction et une bonne maîtrise de la langue anglaise. Des propositions de contrat superbement rédigées nécessitent un effort d'équipe et une compréhension claire des services ou produits de la société, des processus de passation de marché et d'acquisition, ainsi que des prix. Conclure une proposition de contrat peut prendre des semaines, voire des mois de planification, de stratégie et de recherche. La rédaction d'une proposition de contrat n'est pas un travail à une personne. De nombreuses organisations ont mis en place des "équipes de capture" qui constituent une extension de la section de développement des affaires de la société.
Lorsque les entreprises utilisent une proposition de contrat
De nombreuses entreprises qui fournissent des services ou des produits aux agences gouvernementales utilisent des propositions de contrat comme moyen d’obtenir des contrats dans le secteur public. Les propositions de contrat sont utiles dans le secteur privé, mais les propositions de travail dans le secteur privé sont souvent moins complexes et structurées que les propositions destinées aux agents des marchés et des acquisitions du gouvernement. Si vous allez rédiger des propositions de contrat pour votre organisation, c'est une bonne idée d'en savoir plus sur les propositions centrées sur le gouvernement en raison de la structure unique des sollicitations du gouvernement et de la nécessité de faire affaire avec des organismes du secteur public. Si vous savez comment rédiger une proposition de contrat gagnante pour le gouvernement fédéral, par exemple, en rédiger une qui gagnera les affaires de votre organisation dans le secteur privé sera facile en comparaison.
Le processus d'acquisition
La US General Services Administration publie le Federal Acquisition Regulations (FAR). La FAR est un livre de plus de 2 000 pages qui contient tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les processus et les règles d’acquisition du gouvernement fédéral. Amazon propose également le livre et les versions de Cliffs-Notes-esque, mais vous pouvez le télécharger à partir du site du gouvernement et savoir que toutes les révisions et modifications mises à jour sont en cours de création. Familiarisez-vous avec les FAR, qui répondront à de nombreuses questions sur la rédaction d’une proposition de contrat. Au minimum, vous saurez mieux comment et pourquoi le gouvernement exige des réponses aussi détaillées à ses demandes de produits et services.
Le processus d'acquisition du gouvernement commence souvent par une sollicitation. Une sollicitation est un document accessible au public contenant des informations sur l'agence ayant besoin des services ou des produits. La sollicitation contient des détails sur le type de service ou de produit et sur la manière dont le gouvernement veut que le service ou le produit soit livré. Il définit également les termes et conditions de la gestion de la relation fournisseur-agence. Dans une sollicitation du gouvernement, vous êtes appelé "entrepreneur" ou "fournisseur". Dans certains cas, le gouvernement émet une demande de renseignements précédant la publication de la demande de soumissions. Le but d'une demande de renseignements est d'identifier les types d'entreprises capables de fournir le service ou le produit souhaité par le gouvernement. Répondre à une demande d'information demande du travail, mais pas autant que nécessaire pour répondre à une sollicitation du gouvernement.
Il existe différents types de sollicitations: demande de proposition (RFP), demande d'offre (RFQ) et invitation à soumissionner (ITB). Les nuances entre ces types de sollicitation déterminent la structure de votre proposition de contrat. En règle générale, une demande de proposition nécessite que vous présentiez les idées et l'approche de votre entreprise de manière très détaillée et convaincante, démontrant ainsi votre capacité à résoudre le problème décrit par le gouvernement dans la demande de proposition.
Par exemple, lorsqu'une agence publie une demande de proposition indiquant le besoin de services de coaching de dirigeants et de développement du leadership pour les dirigeants gouvernementaux, votre proposition de contrat doit décrire les services de coaching de dirigeants de votre entreprise; l'expertise et les qualifications de vos coaches et consultants; Les théories sur lesquelles vos entraîneurs s'appuient lors de leurs séances d'encadrement et le processus que vous utilisez pour vous assurer que les dirigeants gouvernementaux tirent le meilleur parti de leur engagement en tant qu'entraîneur. En outre, vous devez fournir des détails sur les étapes de l’assurance qualité de votre entreprise, ainsi que sur la façon dont vous proposez de gérer l’engagement de coaching par le biais de rapports réguliers, de la tenue de registres et de la répartition des ressources.
Qui rédige une proposition de contrat dans une entreprise?
Rassemblez votre équipe de capture avant de mettre le stylo sur du papier ou de vous asseoir devant votre ordinateur. D'une manière générale, il n'y a pas qu'une seule personne qui rédige la proposition de contrat, la rédaction d'une proposition est un effort d'équipe. Il s’agit d’une initiative de collaboration qui fait appel au talent et à l’expertise d’un certain nombre de personnes de l’équipe de capture. Chaque personne de l'équipe de capture joue un rôle dans la rédaction de la proposition. En utilisant l’exemple ci-dessus, si votre entreprise offre déjà des services de coaching de dirigeants, les personnes susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à l’équipe de capture sont les suivantes: gestionnaire de projet de coaching de dirigeants, administrateur de contrats, rédacteurs de propositions, comptable ou responsable commercial, etc. le président de l'entreprise. Le président supervisera le processus et approuvera la proposition de contrat lorsqu'elle sera soumise au gouvernement. Le président de la société ou son représentant est impliqué dans la rédaction de la proposition et dans les étapes de soumission car il est habilité à émettre des documents contraignants.
Tout au long du processus de rédaction de la proposition, votre équipe de capture doit se réunir régulièrement. Au cours de ces réunions, vous discutez de stratégie, d’approche, de nouvelles informations et de progrès. Le chef de l’équipe de capture peut être un expert en développement des activités chargé de la logistique lors de l’élaboration de la proposition de contrat. Alternativement, le chef peut être une personne nommée par le président de la société ou une personne plus expérimentée assumant simplement la responsabilité de diriger l'équipe. Des réunions régulières avec votre équipe de capture garantiront que votre proposition de contrat est conforme et que vous respectez le délai de soumission de votre proposition finale. Il y aura de nombreux examens, redéfinis et discussions sur la proposition - c'est un effort énorme, même pour les petits contrats.
Comment gagner une proposition de contrat
Votre objectif est de remporter un contrat - et non de remporter une proposition de contrat. Mais ce qui compte, ce sont le contenu et la nature convaincante du contenu de la proposition, et non la sémantique. La première étape dans la rédaction d’une proposition de contrat gagnante consiste à rechercher l’agence qui a lancé la sollicitation. Certaines entreprises fournissent des informations sur les agences gouvernementales; Cependant, chaque membre de votre équipe de capture doit fournir toutes les informations dont il dispose sur l'agence. Par exemple, si votre chef de projet dispose d'informations sur la direction stratégique de l'agence par rapport à un travail de coaching précédent, cela pourrait être utile pour décrire les résultats d'un engagement de coaching avec cette agence. Ou bien, si votre responsable commercial a examiné les crédits alloués par le Congrès à l'agence demanderesse, cela vous aidera à déterminer le prix qui accompagne votre proposition de contrat.
Rédiger une proposition de contrat gagnante nécessite une approche méthodique et systématique pour répondre à une sollicitation du gouvernement. D'abord, faites vos recherches. Si vous n'êtes pas familier avec l'agence, étudiez son site Web pour comprendre la mission, la vision et les principes fondamentaux. Intégrez ces éléments dans votre proposition et, s’ils correspondent à la mission, à la vision et aux principes fondamentaux de votre entreprise, tant mieux. Tracez ces parallèles afin que l'équipe chargée de l'examen des propositions du gouvernement s'aligne sur votre entreprise. C'est une approche stratégique clé pour établir une sorte de lien similaire avec l'agence.
Étudiez la sollicitation pour vous assurer de comprendre ce que l'agence souhaite et conciliez le temps et les efforts nécessaires pour répondre à la sollicitation. Si vous soumettez une proposition pour un projet de grande envergure pour laquelle vous n’avez absolument aucune performance ou expérience antérieure dans le domaine, vous devrez soit transmettre cette sollicitation, soit écrire une proposition exceptionnellement convaincante décrivant de manière exhaustive vos capacités dans le domaine de service. l'agence gouvernementale exige. Faites vos recherches sur la concurrence aussi. Les agences du gouvernement fédéral sont tenues de publier leurs sollicitations sur le site Web Federal Business Opportunities - FedBizOpps, en abrégé (fbo.gov). Sous l'onglet "Fournisseurs intéressés" de la publication de la sollicitation, vous trouverez une liste des contractants et fournisseurs potentiels. Toutes les entreprises répertoriées sous cet onglet ne peuvent pas soumettre de propositions de contrat; Cependant, c'est un bon début pour comprendre qui est votre concurrence.
Modèle de lettre de proposition de contrat
L'une des étapes clés de la soumission d'une proposition de contrat gagnante consiste à commander les composants de votre proposition. Pour de nombreux rapports d’entreprise, un résumé n’est construit qu’après la finalisation de la "viande" du rapport. Cette même pratique est sage pour construire la lettre de proposition de contrat. Pensez à la lettre de proposition de contrat comme à un résumé: préparez un projet d’énoncé que vous utiliserez pour toutes vos propositions de contrat, mais en conservant l’affinement pour la dernière étape de la rédaction de votre proposition de contrat.
La plupart des propositions de contrat pour le gouvernement sont transmises électroniquement. Par conséquent, un exemple de lettre de proposition de contrat est un simple e-mail de transmission indiquant: "ABC Consulting est heureux de soumettre la réponse ci-jointe à la DP n ° 0000, qui inclut l'approche technique d'ABC, la tarification et les curriculum vitae du personnel clé. Veuillez confirmer la réception de cette transmission." Si vous souhaitez une confirmation de réception, vous devez avoir la preuve que vous avez soumis la proposition dans les délais. Cela étant dit, l'introduction d'une proposition de contrat gagnant est davantage une lettre de proposition qu'un courrier électronique de transmission.La première partie de votre proposition de contrat doit contenir des informations générales sur votre entreprise, les services fournis par votre entreprise et indiquer brièvement la raison pour laquelle vous êtes un entrepreneur ou un fournisseur qualifié. Voici un exemple d'introduction qui sert de lettre de proposition de contrat:
ABC Consulting (ABC) est une petite entreprise (EDWOSB) appartenant à une femme et économiquement désavantagée sur le plan économique. Elle a pour mission de fournir des solutions supérieures axées sur le client, de la flexibilité et de l’innovation. Nous travaillons avec nos clients pour évaluer leurs objectifs fondamentaux et fournir des solutions rentables, efficaces et axées sur les résultats. L’équipe de gestion d’ABC compte plus de 150 ans d’expérience combinée en gestion axée sur les aspects uniques des contrats fédéraux. Grâce à son expérience combinée dans les domaines juridique et de la gestion de programmes, ABC offre à ses clients du gouvernement fédéral une expertise sectorielle ainsi qu'une expérience et des connaissances pratiques.
ABC a connu une croissance extraordinaire ces dernières années, avec une croissance moyenne de 25% par an. Nous attribuons notre croissance explosive à notre engagement indéfectible en faveur de la qualité. Nous utilisons les meilleures pratiques de l'industrie pour gérer à la fois des projets de petite taille et des projets complexes. Nos méthodologies de contrôle de la qualité incluent des analyses pour 1) définir les stratégies de gestion et les objectifs du programme en termes quantifiables et mesurables, 2) mettre en place des systèmes et des procédures permettant de surveiller la performance du système par rapport à des objectifs spécifiques et 3) de veiller à ce que les résultats soient communiqués à la direction du programme et au personnel afin d’améliorer la planification et appliquer les leçons apprises. Nous complétons nos méthodologies qualité avec des solutions de gestion des risques afin de réduire la probabilité et l’impact des erreurs grâce à des systèmes professionnels de réponse aux risques.
Notre infrastructure d'entreprise est conçue pour fournir des services de haute qualité à notre base commerciale en pleine expansion. Nos cadres supérieurs agissent collectivement comme un soutien global pour notre personnel de programme et non comme des «gestionnaires» typiques dictant des procédures, des processus ou des politiques d'entreprise. La haute direction d’ABC fonctionne comme une base pour fournir un soutien global et des ressources au personnel du programme qui soutient directement nos clients. Nous comprenons les besoins et les priorités de nos clients et gérons nos ressources pour atteindre leurs objectifs.
Nous allons tirer parti de nos réussites, de notre expertise et de nos pratiques exemplaires pour fournir au insérer le nom de l'agence tiré de la sollicitation du gouvernement diverses initiatives de développement organisationnel. Les initiatives de développement organisationnel que nous concevons amélioreront les performances des individus et des équipes. Les résultats de nos initiatives augmenteront l’engagement des employés grâce à une communication, une collaboration et un consensus efficaces. ABC Consulting possède les antécédents, la formation, les qualifications et les professionnels nécessaires pour fournir avec succès le large éventail de services de capital humain requis dans l'énoncé de performance (PWS).
