Les courriels et autres moyens de communication électroniques ont peut-être poussé les lettres sur papier jusqu'au bout de la conscience, mais il serait trompeur de suggérer que l'art de l'écriture de lettres est mort. Au contraire, les entreprises utilisent quotidiennement des lettres pour envoyer des informations, communiquer des conditions importantes aux clients et mettre quelque chose de tangible entre les mains du destinataire. Une lettre semi-formelle est appropriée lorsque vous connaissez le destinataire, mais pas en tant qu'ami.
Le format semi-formel est-il correct?
Tenez toujours compte du destinataire lors de la préparation d'une lettre commerciale. Une lettre semi-formelle est appropriée lorsque vous connaissez le destinataire ou communiquez régulièrement avec lui, par exemple le comptable qui s'occupe de votre comptabilité ou le responsable du bureau de votre fournisseur principal. Si vous ne connaissez pas du tout la personne, choisissez un style de lettre officiel. Les lettres semi-formelles sont plus polies que les lettres informelles. Considérez-les comme un croisement entre le type de lettre officielle que vous écrivez à un régulateur du gouvernement et le style décontracté de lettre que vous écrivez à un ami.
Suivre le format de lettre commerciale standard
Les lettres semi-formelles suivent le format standard des lettres commerciales; vous ne modifierez que le langage pour créer un ton neutre. Choisissez du papier à lettres avec votre papier à en-tête et écrivez le nom du destinataire et l'adresse professionnelle en haut à gauche de la page. Ainsi, si vous écrivez au PDG d’une société de fournisseurs, l’adresse interne se lira comme suit:
Mme Catherine Torrance, PDG
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Ensuite, écrivez la date au format mois-jour-année. En écrivant dans les affaires, il est courant d'écrire le mois sous la forme d'un mot: "28 mars 2018".
Choisissez une salutation
Utilisez le nom de famille du destinataire suivi de deux points - "Cher Monsieur / Madame / Madame / Madame. Nom:" Pour plusieurs destinataires, indiquez le nom de tous les destinataires - " Toulson-Smith: "N'écris pas le prénom; c'est considéré comme impoli. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, effectuez des recherches en ligne pour le découvrir. Utilisez une formule générique telle que "Cher directeur des ventes:" uniquement en dernier recours. Dans ce scénario, il serait préférable d'adresser votre lettre "Cher Monsieur" ou "Chère Madame" et d'utiliser un ton formel.
Structurer le corps pour la clarté
Le corps de votre lettre devrait avoir un ton poli et neutre. Utilisez des mots de tous les jours au lieu de mots formels, par exemple, "aussi" au lieu de "en outre" et "mais" au lieu de "cependant". Les contractions telles que "je ne suis pas" et "ne veut pas" sont acceptables dans une lettre semi-formelle pour autant qu'elles correspondent au style de votre entreprise. Ouvrez en décrivant la raison pour laquelle vous écrivez et en soulignant les points restants sur deux à quatre paragraphes de manière logique, une idée par paragraphe. Respectez le temps du destinataire et veillez à ce que la lettre soit aussi brève et précise que possible.
Ecrire un complément gratuit
Vous avez différentes possibilités pour arrondir une lettre semi-formelle, choisissez donc une clôture polie mais cordiale dans la liste ci-dessous:
- Respectueusement vôtre,
- Votre sincèrement,
- Cordialement,
- Cordialement,
- Cordialement,
- Meilleurs vœux,
Terminez en tapant votre nom et votre titre, puis imprimez la lettre et signez votre nom dans l’espace entre le nom de fermeture et votre nom tapé.
Exemple de lettre semi-formelle
En résumé, voici un exemple de courte lettre semi-formelle:
Chère Mme Mears,
Je vous écris pour vous inviter officiellement à être conférencier et animateur d'ateliers à la prochaine Conférence des ventes industrielles de 2019.
Le thème de cette conférence est "Ventes: surfer sur la vague de la technologie". Il se tiendra au Centre de conventions Ernest N. Morial de la Nouvelle-Orléans du 3 au 5 octobre 2019.
Pour votre information, Katerina Houlden d’Intelligent Sales sera la première conférencière. Le thème de sa présentation est "Maîtriser le Big Data des ventes". Si vous vous connectez à notre portail de la conférence sur www.indsalescon.net, vous pourrez voir le programme actuel et les thèmes spécifiques que les discours et les ateliers couvriront provisoirement.
Nous nous attendons à une fréquentation record cette année, avec 4 000 délégués et 80 orateurs. Je serais heureux et honoré si vous pouviez contribuer à cet événement prestigieux.
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir répondre avant le 30 mai. À partir de là, je pourrai vous fournir toute information complémentaire que vous souhaiteriez obtenir.
Meilleurs vœux,
Jane Doe
