Bien que les mots pièce jointe et clôture soient souvent utilisés de manière interchangeable dans les lettres commerciales, ils représentent différentes méthodes pour inclure des éléments. Dans le sens le plus strict, une pièce jointe est considérée comme faisant partie de la lettre, tandis qu'une pièce jointe est traitée comme un document séparé. Pour certaines organisations, telles que le gouvernement, l'utilisation de chacune d'elles est définie par la correspondance envoyée, alors que pour d'autres, l'utilisation est acceptable.
Ajout d'une pièce jointe
Une pièce jointe est un document qui fait partie de la lettre commerciale. Il ajoute ou décrit plus en détail les informations contenues dans la lettre. Certains exemples incluent un tableur qui fournit une explication visuelle de la facturation ou des prévisions financières, un graphique qui donne une vue graphique des tendances commerciales ou un budget. Lorsque vous envoyez une pièce jointe, incluez le mot «Pièce jointe» en bas à gauche de la lettre avec un point-virgule et le numéro de la pièce jointe. Vous devez également mentionner dans le corps de la lettre qu'un élément est attaché (ou que plusieurs éléments sont attachés) qui renforcent ou expliquent davantage les informations contenues dans la lettre.
Y compris un boîtier
Une pièce jointe est un document qui s'ajoute à la lettre commerciale. Il peut constituer son propre document et ne nécessite pas que la lettre commerciale explique son contenu ou son interprétation. Lorsque vous envoyez une pièce jointe dans une lettre commerciale, placez les lettres «Enc» avec un point-virgule ou écrivez le mot «Enveloppe» au bas de la lettre, à gauche. Puis mettez le nom du document. Cela alerte le lecteur qu'un deuxième document est inclus dans la correspondance. Un exemple de document approprié pour une pièce jointe est un CV inclus avec une lettre de motivation. Le CV est séparé de la lettre et se tient facilement seul.
Pièces jointes dans un courrier électronique
Dans certaines situations, aucune méthode n'est disponible pour différencier une pièce jointe d'un boîtier. L'une de ces situations se produit lorsque vous envoyez une lettre commerciale par courrier électronique. Comme il n’ya pas d’option de pièce jointe et que le courrier électronique est une forme de transmission électronique, tous les documents envoyés par courrier électronique deviennent des pièces jointes. La pièce jointe est ajoutée à l'e-mail en tant qu'élément téléchargeable envoyé avec le corps de l'e-mail.
Utilisation du gouvernement fédéral
Des règles peuvent être en place pour l'utilisation de pièces jointes et de pièces jointes dans certaines divisions du gouvernement fédéral. Par exemple, dans son manuel de correspondance, le US Geological Survey décrit comment traiter une pièce jointe et une pièce jointe lors de l'envoi de correspondance. Selon leur manuel, vous envoyez un élément en pièce jointe lorsque la correspondance est un mémo, alors que s’il s’agit d’une lettre, vous devez utiliser le mot "enclosure" pour des documents supplémentaires. Dans les deux cas, tapez "Enclosure" ou "Attachment" deux lignes sous le bloc de signature. Cela permet au lecteur de rechercher les pièces jointes ou les pièces jointes. S'ils manquent, demandez qu'ils soient envoyés car ils étaient destinés à être envoyés avec la lettre ou le mémo.
S'il y a plus d'une pièce jointe ou d'un boîtier, indiquez le nombre, par exemple "2 boîtiers" ou "3 pièces jointes". Si l'un ou l'autre n'est pas identifié dans le texte, utilisez deux points après le mot, suivi du titre du document ou de l'explication à la ligne suivante. Par exemple: "Enclosure:" (ligne suivante) indenter deux espaces et ajouter "Résumé de John Q. Adams" sans mettre fin à la ponctuation. Lorsque plusieurs pièces jointes ou pièces jointes ne sont pas mentionnées dans le texte, ne les intitulez pas ou ne les décrivez pas sur une ligne distincte. Par exemple: 2 pièces jointes: (ligne suivante) indentez deux espaces et tapez: "Résumé de John Q. Adams" (ligne suivante) indentez deux espaces et tapez: Liste des récompenses et des réalisations "sans ponctuation finale.
