Une lettre commerciale peut inclure des pièces jointes résumant des informations dans la lettre ou fournir des détails supplémentaires pour une meilleure compréhension. Le terme attachement est souvent interchangé avec le terme enceinte. Malgré leurs similitudes, ce ne sont pas la même chose. Comprendre les différences entre les deux et savoir comment les citer dans vos lettres d’affaires vous donnera un aspect plus professionnel et vous donnera même un avantage concurrentiel.
Conseils
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Lorsque vous citez une pièce jointe ou une pièce jointe dans une lettre commerciale, notez le nom du fichier ou du document joint entre parenthèses.
Pièce jointe ou enceinte
Tout d’abord, assurez-vous de bien comprendre la différence entre les pièces jointes et les pièces jointes. Bien que les deux vous permettent de fournir plus d'informations et des ressources supplémentaires, ils représentent différentes choses.
Comme son nom l'indique, une pièce jointe est un document ou un fichier attaché à une lettre. Il est considéré comme faisant partie de la lettre car il met en évidence les points clés, offre plus d’informations ou soutient votre déclaration. Lorsque vous écrivez la lettre, reportez-vous aux documents joints. Par exemple, vous pouvez joindre un contrat et le mentionner dans la lettre avec des informations pertinentes sur son contenu.
Les boîtiers, en revanche, sont des documents distincts. Par exemple, si vous envoyez une lettre commerciale à un nouveau partenaire potentiel, vous pouvez joindre une brochure, une étude de marché ou un tableau comparatif. Il n'est pas nécessaire de faire référence à ce document dans la lettre. Le choix vous appartient.
Pièces jointes dans le texte
Lorsque vous citez des informations provenant d'un autre document dans le texte, utilisez des parenthèses dans la correspondance par courrier postal ou électronique. Notez le nom du fichier ou du document joint entre parenthèses. En supposant qu'une lettre fasse référence à une plainte téléphonique, la citation inclurait le nom du document de plainte, tel que: (Ci-joint: Journal du service clientèle, 1/5/2017).
Les citations dans le texte ajoutent des informations supplémentaires au contenu de la lettre. La citation peut faire référence à des données de tableur, des transcriptions ou autres lettres. Utilisez des noms de fichiers faciles à lire qui décrivent le document. Si le document est imprimé, nommez-le de la même manière. Il est également acceptable d'attribuer des pièces jointes avec des lettres alphabétiques, telles que "Pièce jointe A."
Comment référencer plusieurs pièces jointes
En plus d'utiliser une citation dans le texte des pièces jointes, rappelez également à votre lecteur les pièces jointes à la fin de la lettre. Sous le nom du signataire dans le coin inférieur gauche, tapez "Pièces jointes". Il est facultatif de lister le nom de toutes les pièces jointes à la fin de la lettre, mais c'est une bonne pratique, surtout s'il y en a beaucoup. Cela donnera au destinataire une meilleure idée de ce à quoi s'attendre et des fichiers dont il a le plus besoin.
Comment utiliser les boîtiers
Les enclos ne sont pas souvent mentionnés dans le texte, mais ce n'est pas une règle difficile. Si des pièces jointes sont citées dans la lettre commerciale ou le mémo, utilisez la même méthode que celle décrite pour les pièces jointes. Des exemples de pièce jointe comprennent un CV ou une application. Ces fichiers sont référencés à la fin de la lettre sous le nom imprimé du signataire dans la marge inférieure gauche.
Utilisez "Boîtier" pour un boîtier et "Boîtiers" pour plusieurs. Il est également acceptable d’ajouter le nombre total d’articles inclus, tels que les pièces jointes: 4. Si un document est cité dans la lettre mais n’y est pas réellement joint, notez-le sous la forme "Sans pièces jointes".
Format gouvernemental recommandé
Dans la correspondance gouvernementale, une distinction est parfois faite entre une lettre commerciale et une note de service. Avec les lettres, la référence est appelée "pièce jointe", alors que les mémos les désignent généralement par "pièces jointes". Ces documents sont souvent référencés dans le texte selon une lettre alphabétique attribuée, telle que "Pièce jointe A."
Répertoriez toutes les pièces jointes ou pièces jointes, même si une deuxième page était nécessaire pour le faire correctement, en indiquant "Pièces jointes: page 2." Si un document référencé n'est pas disponible, cela est indiqué en incluant "w / o encl." faire savoir à la partie destinataire que le document n'est pas disponible et n'est donc pas joint. Renseignez-vous auprès d'entités gouvernementales spécifiques pour connaître les modèles spécifiques ou les directives de format uniques.
