L'IRS a un programme d'information qui oblige les entreprises à produire certaines déclarations d'informations. Les différents formulaires 1099 font partie de ce programme. Les entreprises doivent émettre des 1099 pour divers types de paiements versés à des entrepreneurs indépendants, des prestataires de services professionnels et d’autres personnes et entités. L'IRS compare les informations 1099 à la partie concernée pour garantir que les paiements reçus sont correctement déclarés en tant que revenus. Il est important que les petites entreprises se conforment aux exigences de déclaration 1099; l'IRS impose des pénalités sévères pour non-conformité.
Exigences de rapport
Il existe de nombreux formulaires 1099 utilisés pour déclarer diverses transactions. Cependant, le formulaire 1099 le plus courant pour une petite entreprise est le formulaire 1099-MISC, utilisé pour déclarer les paiements de revenus divers aux non-employés (contractants). Ce formulaire 1099 est dû à l'entrepreneur avant le 31 janvier et à l'IRS avant le 28 février de l'année suivante. Des copies devraient également être envoyées aux États si nécessaire. L'entreprise doit également remplir un formulaire 1096, qui résume les informations du formulaire 1099 MISC. Le formulaire 1096 et les formulaires 1099 sont déposés avec l’IRS ensemble.
Il convient de classer 1099 MISC pour chaque personne rémunérée, comme suit: «Des paiements de 600 dollars ou plus aux employés sous contrat, contractants et / ou consultants indépendants, médecins, sociétés de médecins ou autres prestataires de services de santé ou de services médicaux, achats de poisson destiné à la revente et au produit de l'assurance récolte. -Les paiements de 10 $ ou plus pour les redevances, les dividendes de substitution et les intérêts exonérés d'impôt. -Les montants versés aux avocats et aux membres d'équipage des bateaux de pêche. -Les paiements de tout montant à des personnes soumises aux règles de retenue à la source. -Vente de produits de consommation de 5 000 $ ou plus destinés à la revente ailleurs qu’un établissement de vente au détail permanent.
Pénalités pour dépôt tardif
Les formulaires 1099 MISC déposés après les dates d'échéance des déclarations sont passibles des pénalités suivantes: -Pour les corrections effectuées dans les 30 jours suivant la date de production, la pénalité est de 15 $ par 1099, avec un maximum annuel de 25 000 $ pour les petites entreprises. -Pour les corrections effectuées entre le 1er avril et le 1er août de l'année civile au cours de laquelle le 1099 était dû, l'amende est de 30 $ par 1099, avec un montant maximal annuel de 50 000 $ pour les petites entreprises. -Pour les corrections postérieures au 1er août de l'année au cours de laquelle le 1099 est dû, l'amende est de 50 $ par 1099, avec un montant annuel maximal de 100 000 $ pour les petites entreprises.
Employé ou entrepreneur indépendant
Il est souvent difficile pour les petites entreprises de déterminer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant. En règle générale, selon l’IRS, "un travailleur est considéré comme un contractant indépendant s’il est soumis à la direction ou au contrôle d’un tiers dans le but de définir le travail à accomplir, mais pas quant aux moyens et méthodes utilisés pour: dont le travail est accompli"
L'IRS conteste souvent la classification de l'emploi. Les 20 facteurs clés répertoriés dans la procédure de calcul des recettes 85-18 sont utilisés par l'IRS pour déterminer le statut de travailleur. Si l'IRS conteste avec succès la classification d'un travailleur, la petite entreprise serait responsable de la retenue à la source et serait passible d'amendes et de pénalités pour avoir omis de retenir et de payer les taxes dues.
Employés statutaires
Certains travailleurs sont automatiquement classés comme employés par la loi. L’entreprise doit d’abord déterminer si le travailleur est un «employé statutaire» ou un «entrepreneur indépendant statutaire». Si le travailleur ne relève pas de l’une ou l’autre de ces catégories, l’entreprise doit alors évaluer son statut au regard de la règle. test de facteur.
Conclusion
Le non-respect des exigences de déclaration 1099 peut avoir des conséquences graves pour les petites entreprises. S'il y a le moindre doute sur la capacité de l'entreprise à satisfaire aux exigences de reporting 1099, faites appel à des professionnels externes.
