Les mesures d'absentéisme prennent généralement en compte le temps d'indisponibilité des employés par rapport au nombre d'heures disponibles pour le travail au cours de la période considérée. La définition du terme "non disponible" varie toutefois beaucoup, et certaines entreprises incluent les congés annuels et les congés à long terme, tandis que d'autres ne comptent que les congés à court terme non prévus. Quelle que soit la méthode de calcul utilisée, il est incontestable que l'absentéisme a un impact direct sur la productivité, du simple fait que les employés ne sont pas présents pour effectuer leurs tâches. Les entreprises ont également émis l'hypothèse que l'absentéisme est un problème sous-jacent au sein du groupe de travail.
Énumérez les absences spécifiques que vous allez inclure dans le calcul. Décidez si vous souhaitez surveiller les absences programmées - telles que les vacances - ou uniquement les absences non planifiées à court terme. Déterminez si vous allez inclure les congés à long terme ou protégés - tels que ceux couverts par la loi sur les congés pour raison médicale pour la famille - les congés d'invalidité de longue durée, les congés de grossesse ou les congés de compensation du travail.
Recueillez des données sur les absences d'une période prédéterminée, telle qu'un mois civil ou l'exercice précédent, par exemple. Dans certaines entreprises, les rapports générés automatiquement doivent être disponibles via le système de gestion du temps et des présences. Dans les petites entreprises - celles qui ne reposent pas sur un système de paie informatisé pour traiter les absences -, vous devrez vérifier les fiches de présence individuelles auprès du superviseur de chaque employé.
Calculez le nombre moyen d'employés inscrits dans les livres pendant la période en question. Par exemple, si vous examinez l'absentéisme de l'exercice précédent, calculez combien d'employés étaient inscrits au premier jour du mois chaque mois. Additionnez ces chiffres et divisez-les par douze - le nombre de mois - pour obtenir le nombre moyen d'employés au cours de l'année.
Multipliez le nombre moyen d'employés (E) par le nombre de jours de travail disponibles (W) ou d'heures, si vous préférez surveiller l'absentéisme par incréments horaires. Additionnez le nombre total de jours - ou d’heures - perdus en raison d’absence au cours de la période prédéterminée (A). Divisez ce total par le nombre d'employés multiplié par les heures de travail disponibles pour obtenir le taux d'absence global, comme suit: A / (E x W).
Effectuez le calcul de l'absentéisme pour différentes divisions, classifications d'employés ou bureaux régionaux, par exemple. Faites un suivi si le taux d'absentéisme indique un niveau d'absence inhabituellement élevé dans une région donnée.
Effectuez le calcul de l'absentéisme régulièrement et comparez la tendance aux résultats antérieurs pour déterminer s'il y a eu un changement significatif.
Conseils
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Fournir aux gestionnaires et aux analystes des ressources humaines la définition complète de chaque type de congé. Cela peut vous aider à obtenir des données précises car tout le monde comprend ce qui est compté.
Attention
N'essayez pas de comparer vos résultats à ceux d'une autre organisation ou de la moyenne de l'industrie, sauf si vous êtes certain que la méthode de calcul et les types de congés inclus étaient les mêmes. Sinon, vous comparerez deux mesures complètement distinctes et les résultats n'auront aucune signification.
Sachez qu'un seul employé peut biaiser considérablement les résultats, en particulier dans un petit groupe de travail. Identifiez - et envisagez de filtrer - les anomalies extrêmes.
