Une lettre de réprimande pour absentéisme est une étape officielle qui pourrait entraîner une cessation d'emploi, une rétrogradation ou une réduction des heures de travail. La lettre indique que la direction est sérieusement préoccupée par l'engagement de l'employé dans son travail ou par sa capacité à exécuter ses tâches de manière responsable. Taper la lettre sur le papier à en-tête de l'entreprise et le remettre dans une enveloppe scellée ajoute de l'impact. L’objectif est de forcer l’employé à se rendre compte que son dossier de présence doit s’améliorer.
Passez en revue vos notes pour confirmer que l’employé a reçu des réprimandes verbales pour absentéisme. Notez la date des réprimandes verbales et la réponse de l'employé. Notez si l'employé a promis de corriger le problème mais ne l'a pas fait.
Réprimander l'employé dans le premier paragraphe de la lettre. Informer l'employé que la lettre sert de réprimande formelle pour absentéisme et que des mesures correctives supplémentaires sont possibles si la situation perdure.
Détaillez l'absentéisme dans le deuxième paragraphe. Utilisez des feuilles de temps ou des enregistrements fournis par les ressources humaines pour noter les jours où l’employé a manqué des absences excusées ou non. Dites à l'employé pourquoi les absences fréquentes sont mauvaises pour l'employé et pour l'entreprise. Expliquez que l'absentéisme chronique provoque la perte de confiance des collègues de l'employé ou qu'il coûte de l'argent à l'entreprise en raison de la perte de production.
Fermez la lettre en expliquant ce que l’employé doit faire pour se remettre sur la bonne voie. Par exemple, expliquez que pour les six prochains mois, l’employé doit demander par écrit des jours de congé à l’avance. Notez également que l'employé doit fournir une note du médecin pour les absences pour cause de maladie. Dites à l'employé que le non-respect des règles pourrait entraîner davantage de corrections disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Dans le dernier paragraphe, orientez l'employé vers des programmes de conseil si des problèmes personnels ou familiaux récurrents sont à l'origine de l'absentéisme.
