Les entreprises passent des contrats avec des entreprises extérieures pour effectuer diverses tâches de maintenance sur une base régulière. Ces entreprises extérieures incluent les services de nettoyage, l’entretien des installations et l’élimination des déchets. Ces activités ne relèvent pas de l'activité principale de l'entreprise. La sous-traitance de ces responsabilités permet à l'entreprise de se concentrer sur ses activités.
Achat initial
Les entreprises concluent des contrats de maintenance prépayés pour plusieurs mois. La société paie le montant total du contrat à l’avance et la société de maintenance s’engage à fournir le service pour la durée du contrat. Lorsque la société entre dans le contrat, elle enregistre le contrat en tant qu'actif prépayé dans les registres comptables. Le comptable enregistre cela en débitant "Contrat de maintenance prépayé" et en créditant "En espèces" le montant payé pour le contrat.
Ajustement périodique
À la fin de chaque période, une partie du contrat expire. Au cours de la période, l'entrepreneur fournit des services de maintenance à l'entreprise. Étant donné que le paiement intégral a déjà été effectué, aucun autre paiement n'est requis. Toutefois, l’expiration de la partie contractuelle doit être enregistrée. Le comptable détermine le montant du contrat arrivé à expiration en effectuant le paiement intégral du contrat et en le divisant par le nombre de périodes couvertes par le contrat. Le comptable débite "Dépenses de maintenance" et crédite le "Contrat de maintenance prépayé" pour le montant en dollars de la partie du contrat expirée.
Bilan comptable
Les contrats de maintenance prépayés sont des comptes d’actifs courants. Un actif à court terme sera utilisé d'ici un an. Un contrat de maintenance prépayé dépasse rarement un an et est considéré comme un actif à court terme. Le bilan divise les actifs en actifs courants et en actifs non courants. Le bilan répertorie en premier les actifs en cours.
Compte de résultat
Le compte de résultat communique la rentabilité de l'entreprise en soustrayant les dépenses des revenus pour déterminer le bénéfice net. Le comptable comprend toutes les dépenses d'exploitation. La partie expirée du contrat de maintenance, ou «Frais de maintenance», est comptabilisée dans le compte de résultat pour aboutir au résultat net de la société.
