Trouver des moyens de réduire les dépenses de bureau sans sacrifier la qualité de service ni démoraliser le personnel est un défi auquel de nombreuses entreprises sont confrontées, en particulier les petites entreprises ou celles qui peuvent déjà avoir des difficultés financières. Cependant, un certain nombre d’idées permettant au bureau d’économiser de l’argent pourraient non seulement permettre de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la productivité et de rendre votre bureau plus écologique.
Allez sans papier
Considérez la quantité de papier que votre bureau traverse en un mois, en une semaine, en une seule journée. Évaluez la quantité d'informations que vous rédigez sur papier pourrait plutôt être stockée dans un système de classement informatique. Bien que les coûts de démarrage initiaux (ordinateurs, logiciels) puissent être plus élevés, vous économiserez à long terme sur papier. Si votre entreprise traite beaucoup de documents confidentiels, vous économiserez également de l’argent sur les coûts de déchiquetage et sécuriserez les installations de stockage des documents.
Meubles
Le mobilier de bureau remis à neuf ou d'occasion peut vous faire économiser beaucoup d’argent au moment de meubler votre bureau et peut même donner du caractère à votre atmosphère d’affaires. Vous pourrez peut-être aussi acheter du mobilier de bureau usagé par le biais d'enchères gouvernementales ou d'autres entreprises qui ferment ou délocalisent. Si vous êtes maniable, vous voudrez peut-être même acheter des pièces moins que parfaites et les remettre en état vous-même.
Provisions
Lorsque vous commandez des fournitures de bureau, qu'il s'agisse de stylos, de notes autocollantes ou d'une nouvelle imprimante, il est utile de magasiner. Comparez les prix dans les magasins de fournitures de bureau aux détaillants à rabais tels que Walmart ou Target. En outre, recherchez des grossistes locaux qui proposent aux entreprises d'acheter en gros des articles remplacés.
Télétravail
Si possible, envisagez de permettre aux employés de faire du télétravail. Ce n'est pas très efficace si vous n'autorisez pas le télétravail presque tout le temps, car vous devez toujours conserver un bureau. S'il n'y a pas de bureau à entretenir, vous n'avez pas de frais généraux dans cette zone. Même assister un petit centre central de quatre ou cinq personnes coûte moins cher que de gérer un grand bureau avec 20 employés ou plus.
Vendeurs
Faites le tour des fournisseurs pour les envois, les services de conciergerie ou le personnel temporaire. De nombreux fournisseurs proposeront des réductions aux clients fidèles ou s'aligneront sur les prix des concurrents. Vous pouvez également évaluer la quantité de services que vous utilisez et déterminer si vous pouvez réduire vos dépenses n'importe où. Par exemple, faites nettoyer votre bureau deux fois par semaine au lieu de trois fois.
