Le contrôle de document est utilisé pour augmenter l'efficacité d'une organisation particulière en contrôlant les versions d'un document particulier publiées. Cela garantit que tous les employés disposent des bonnes versions d'un document particulier. Les normes ISO sont un ensemble de normes internationales qui aident à normaliser les processus au sein des entreprises et les aident également à conserver des enregistrements adéquats, selon Intelex. Les entreprises doivent comprendre quelles normes s’appliquent à leur activité et utiliser des mesures de contrôle des documents pour garantir le respect de ces normes.
Réduire les papiers
Le contrôle des documents cherche souvent à réduire ou à éliminer les documents papier afin que les documents aient moins d'impact sur l'environnement et réduisent les coûts de l'entreprise, selon Intelex.
Facilité d'accés
La facilité d'accès est également un aspect important lorsqu'il s'agit de contrôler des documents. Les entreprises auront plus de facilité à garder les informations à jour si elles peuvent, par exemple, accéder facilement à ces informations depuis Internet.
Catégorisation
Les documents doivent être organisés en catégories logiques. Ce faisant, les documents appropriés pour une situation donnée peuvent être trouvés. Ces documents sont souvent organisés en catégories telles que politique, procédure, instructions de travail, formulaires et enregistrements, selon 9000 World. L’ISO exige que les documents pertinents soient disponibles en cas de besoin.
Compétence
Les documents doivent être examinés de manière approfondie avant d'être finalisés. Dans de nombreux cas, ces documents devraient être examinés par plus d'une personne, à la fois à des fins de surveillance et pour éviter que des erreurs ne soient commises en ayant une paire d'yeux supplémentaires pour les détecter, selon 9000 World. Le cycle de révision devrait inclure les travailleurs impliqués dans les documents particuliers et les responsables qui les supervisent, car ils auront plus de compétences et seront en mesure de comprendre les erreurs. L'ISO exige que les documents soient approuvés avant d'être publiés.
Statut de révision
Les normes ISO exigent que les documents soient revus et mis à jour chaque fois que nécessaire. Les conditions dans une entreprise donnée vont inévitablement changer et des mises à jour doivent être ajoutées aux documents lorsque cela est logique. Le statut de révision doit être placé sur le document, selon 9000 Monde. Ces statuts incluent brouillon, examen et approbation. Les documents obsolètes qui sont conservés par la société pour quelque raison que ce soit doivent être identifiés comme obsolètes.
Lisibilité
Les documents doivent toujours être lisibles et accessibles par ceux qui en ont besoin, selon 9000 World. ISO exige que les documents soient mis à jour lorsqu'ils sont usés ou endommagés.
Distribution
Non seulement les documents provenant d'une entreprise doivent être contrôlés, mais les documents originaires du pays doivent également être contrôlés, selon 9000 World. De nombreux documents, tels que les documents d’utilisateur des produits et des machines appartenant à la société, doivent être clairement identifiés et distribués aux personnes concernées de la société.
