Un système de paie manuel est réalisé entièrement à la main, alors qu'un système de paie informatisé permet à une entreprise de traiter sa masse salariale via un logiciel de paie dédié. Un système manuel peut entraîner des erreurs de paie et est généralement un processus lent et laborieux. Les systèmes informatiques offrent de nombreux avantages, notamment une précision et une rapidité accrues.
Importation de temps
De nombreux employeurs utilisent un système de chronométrage, tel que l’horloge, pour suivre les heures de travail des employés. Un système manuel nécessite un suivi manuel du temps des employés, mais un système de paie informatisé a la capacité de transmettre automatiquement les entrées des employés du système de chronométrage au système de paie.Un tel système peut séparer les heures normales des heures supplémentaires, bien que les employés puissent parfois avoir besoin de faire des ajustements.
Calculs automatiques
Les systèmes de paie informatisés peuvent arrondir les heures de travail des employés en segments de quart d'heure et calculer avec précision le total des heures travaillées et à payer, ce qui permet de gagner du temps sur les calculs manuels. Ces systèmes calculent toutes les fréquences de paie, telles que hebdomadaire, bimensuelle, bimensuelle et mensuelle, en fonction des données d'entrée reçues.
Un système de paie informatisé calcule automatiquement les retenues statutaires des employés, telles que les taxes et les saisies de salaire, et les retenues volontaires, telles que les frais de stationnement, les cotisations 401 (k) et les avantages médicaux. Le responsable de la paie saisit simplement les données sur lesquelles sont basées les retenues, telles que les informations du formulaire W-4 pour la retenue d'impôt fédéral.
Traitement du chèque de paie
Un système de paie manuel vous oblige à imprimer les chèques de paie sur une machine à écrire ou à la main. Un système de paie informatisé a une capacité de dépôt direct, ce qui permet d’économiser de l’argent dépensé en contrôles en direct et en rapprochement. De plus, l'impression informatisée des chèques de paie et des talons de chèque se produit rapidement, quel que soit le volume.
Génération de rapports
Un système de paie informatisé génère des rapports de paie qui vous permettent de revérifier la paie avant d’imprimer des chèques de paie ou des bordereaux de paie. Le département américain du Travail exige des employeurs qu’ils conservent leurs registres de paie pendant au moins trois ans. Un système informatisé permet l'impression sur papier des registres de paie correspondant à chaque période de paie et enregistre également les informations dans le système indéfiniment.
Les systèmes informatiques aident à garantir le respect des taxes sur la masse salariale en générant des rapports fiscaux, notamment des relevés de salaire trimestriels et annuels et des formulaires W-2 pour les employés. Ces systèmes fournissent aux comptables de la société les données nécessaires pour s’acquitter des tâches liées aux charges sociales et au rapprochement de la société, ainsi que pour imprimer les rapports nécessaires. En outre, ces systèmes suivent les jours de prestations, tels que les vacances et les heures personnelles, pris et payés.
